クラウド型電子カルテで「新規開業時のコスト削減」と「働き方改革」に成功! 事務部長と歯科医師が語る経営面・業務面の魅力

クラウド型電子カルテで「新規開業時のコスト削減」と「働き方改革」に成功! 事務部長と歯科医師が語る経営面・業務面の魅力

2022年10月28日

「六番町飯田クリニック」は東京都千代田区の医科・歯科併設型の医院です。2022年9月の開業にあたり、Dentisを導入していただきました。現在では予約管理・Web問診・レセコン・電子カルテといった機能を使っていただいています。

今回は医療法人社団高砂会で事務部長をしている秋山淳一さんと、睡眠学会歯科専門医として睡眠時無呼吸症の治療に取り組んでいる葭澤秀一郎先生に、Dentis導入の経緯オンプレ型でなくクラウド型を選んだ背景実際に使ってみた感触などを伺いました。

課題
  • 電子カルテ・レセコン導入にあたって、メーカーとの連絡工数を削減したかった
  • 会計周りを最小限とした無駄の少ない開業をしたかった
  • 他院からの紹介が多くなるため、院外でもセキュリティが保たれた状態で予約を確認・確定したかった
解決策
  • 企業として医科向け・歯科向けの両方を提供しているメドレーの電子カルテ・レセコンを導入した
  • クラウド型ツールの導入によってスタッフの手が必要だった業務を自動化し、人件費を削減した
  • クラウド型の予約管理ツールの導入で、院外から予約の確認・確定をできるようにした
効果
  • メーカーとの窓口を一本化することで連絡工数を削減できた
  • クリニック・事務・現場スタッフが三方良しの労働環境ができた
  • 院外でもセキュリティを確保した状態で必要な情報を確認でき、紹介先・患者さんへスピーディーに対応できるようになった

経営面として「開業時のコスト削減」からクラウド型を選択



──Dentisを導入した理由を教えてください。

(秋山)まず前提として、六番町飯田クリニックは医科と歯科を併設しています。両科の観点から一人の患者さんを診療できるのは大きな強みです。

そこで医科・歯科両方の電子カルテ・レセコンを導入する必要がありました。これが開業時のバックオフィス側の課題でした。最初は「それぞれ別の会社の製品を導入するしかないのかな」と考えていました。

そのときに、メドレーさんが「医科向けのCLINICS」と「歯科向けのDentis」の両方を提供していることを知りました。窓口が一つになるなら、便利だと感じました。費用も手頃でしたので、導入しやすかったです。

Dentisには、予約管理・Web問診・電子カルテ・レセコン・顧客のフォローアップ機能と、歯科運営で使う機能がすべて集約されているのが魅力的でした。その都度、課金をして機能を追加する必要がないので「小回りが利くツール」という印象を抱きました。

例えば、電子カルテ、レセコン、予約管理システムと、それぞれ別の会社のツールを導入すると、手間がかかると懸念していました。仮に連携できたとしても、トラブルが起きた際に「どちらが対処するのか」が決まっていないので、責任の所在があやふやになってしまうかもしれない。そうすると運用が大変だろうな、と。その点、Dentisは歯科業務に必要な機能をトータルで提供しているのが魅力でした。



──新規開業にあたってオンプレミス型でなくクラウド型の電子カルテ・レセコンを導入することは決めていたんですか?

(秋山)そうですね。特に新規開業にあたって「コスト面」を最も気にしていました。どの歯科医院さんも同じだと思いますが、開業時は「いかにコストを削減できるか」が重要です。そのうえで、まずオンプレ型だと導入費用だけで数百万円がかかりますが、クラウド型は少なくて済みます。

また「人件費」を極力削りたいと考えていました。毎月かかるコストなので、最少人数で運営することが安定した経営をするうえで重要だと思いました。ただ、働く環境は同じなのに、人員だけ削減してしまうと現場にしわ寄せがきてしまいますよね。

通常、歯科医院は「院長」「事務」「現場スタッフ」の三方良しになりにくいのです。経営サイドとしては人的コストをカットしたい。しかし単純にスタッフを減らすだけでは現場が忙しくなります。

そこで「できるだけ人の手をカットしてツールで自動化したい」と考え、クラウド型に決めました。例えばオンプレミス型だとアップデートの度にメーカーから担当者が来て操作をする必要があります。その他のメンテナンスにも基本的に人が介在してしまう。その点、クラウド型は自動でアップデートされるし、なにかトラブルがあったとしてもチャットツールですぐ連絡できることが魅力でした。

そして「Web予約機能」と「Web問診機能」が連動しているのも魅力的です。2つの機能を組み合わせることにより、予約段階で問診情報を把握できるので外来も効率化できます。

患者さんをスムーズに診察できますし、スタッフが予約電話・問診票のやり取りに対応する時間が削減されています。

──なるほど。クラウドツールの導入によって、スタッフが働きやすい現場になるという部分があると思います。

(秋山)それは感じていますね。特に今は「働き方改革」を意識する必要があります。これは採用面にも作用していくと思いますので、時代的背景としても、オンプレミス型は選択肢になかったです。

また医院の面積として、スペースが広いわけではないので、オンプレ型の機器を設置すると、スタッフや患者さんが動きにくくなってしまうんです。クラウド型だとPC、タブレットさえあればいい。スペースの問題もクラウド型を導入するきっかけの一つでした。

現場の感触は「時間・場所に縛られない業務」と「対応速度の速さ」



──葭澤先生は実際にDentisの機能を使っていただき感触はいかがでしたか?

(葭澤)いちばん嬉しかったのは、院外でも予約状況を確認できることです。私は睡眠歯科のフリーランスとして六番町飯田クリニックのほかにも、現在8つの医院と連携して睡眠時無呼吸症を含めた睡眠障害の患者さんの診察にあたっています。

そのため院外にいる時間も増えてきます。紹介元からは私に直接予約や問い合わせの電話・メッセージをいただくことが多く、院外でも常に最新の予約状況を確認できることは、クラウド型のツールならではのメリットだと思います。

また同様に院外で電子カルテを確認できるのも嬉しいですね。睡眠時無呼吸症の治療では検査結果が膨大な量となります。いつどこにいても「これまでの治療内容」、そして取り込んである検査データを確認できることが便利です。

例えば翌日の患者さんのデータを当日の朝ではなく、前日に自宅で確認できるため、時間に余裕ができていることを実感しています。事前に診療に対し十分な準備をさせてくれるツールだと思います。

──院外でのカルテ確認にあたって、セキュリティ面に不安はありませんでしたか?

事前にセキュリティ対策(※)がしっかりしていることを説明してもらえたので、安心して使えています。このあたりの対策ができていたのは魅力的でした。

※ Dentisは、医療情報の電子化にともない厚生労働省・経済産業省・総務省が2019年に制定した「3省2ガイドライン」に準拠しています。また「二要素認証」や「クライアント証明書」が搭載されているので、安全な環境が確保されています。


──Dentisならではの良さはございますでしょうか。

(葭澤)これまで多くのクラウドツールに触れてきましたがDentisさんはサポートの対応スピードが特に早いですね。トラブルが起きたり、設定方法がわからなかったりした際に、すぐに遠隔ツールを繋いで、解決策を教えてもらっています。

──ちなみに今、改善してほしい部分はございますか?

「Web問診機能」の患者さん側の操作画面が気になっています。通常の歯科治療の際には問題なく患者さんに記入していただけるのですが、睡眠についての問診票はA4で8枚ほどに及びます。これをスマホで記入してもらうとなると、かなりページ数が増えてしまうので、現在は紙に記載してもらっています。

問診票のデータは統計をかけたいので、現在は紙の記載内容をExcelに手打ちで入力して管理しています。1件あたり5分ほどかかり、患者数が多くなると負担が大きくなります。今後、UIを改善をしていただけると、大幅に業務が効率化されます。このような、通常の歯科治療と違った特殊なケースにも対応していただけたら嬉しいですね。

「患者さん本位」の治療をおこなうために「医科・歯科併設」をより広めていきたい



──診療体系として、医科と歯科を併設されている医院は珍しいですね。

(秋山)そうですね。全国的にも珍しいと思います。しかし本来、医科と歯科は一緒に診療をしないといけないものだと考えています。診療科目を分けると、患者さんを「点」で診ることになります。これが現状です。その結果、患者さんがたらい回しになってしまうこともあります。だから科目で区切らずに、患者さんの体を「線」で診ることが大事だと思うんです。

(葭澤)特に睡眠時無呼吸症は多くの原因により引き起こされます。顎顔面周りを専門とする歯科と全身管理が得意な医科がタッグを組むことは必然のように考えています。

また、歯科は何か病気にならなくても予防目的で受診される方が多いです。そのため、より細かく患者さんの変化を観察できる分、睡眠時無呼吸症を発見できる可能性が高まると思います。定期的に通う歯科だからこそ、患者さんの体調の変化を観察でき、健康寿命の延伸にも貢献できると考えています。

こうした意味で「歯科と医科を分ける」ではなく「主体である患者さんを医療機関全体でサポートをする」という環境を作るべきなんだと思います。

──とても共感できます。Dentisを提供している株式会社メドレーでも「医療プラットフォーム構想」として、患者さんが納得できる医療の実現を目指しているんです。具体的には、医療データを患者アプリに適切に蓄積することで、病気・怪我などを患ったときに、自らが納得できる診療・治療を選択できる環境づくりに注力しています。

(秋山)そうなんですね。医科・歯科の併設は、まさに患者さんが納得できる医療環境づくりの第一歩だと考えています。ただし医科・歯科併設型の医院は業界としてはまだまだ珍しいです。スタンダードを変えるためには「成功事例」が必要ですので、六番町飯田クリニックが先駆者として道を切り開いていければと思います。