患者情報へのアクセスを効率化。サブカルテを利用したデジタル管理へ

Dentisをご利用中の医療法人とまと歯科の渡部先生にインタビューを行いました。

膨大なカルテの中からファイルを探していた

──最初に医院様のご紹介をいただけますか

三重県いなべ市で開業しております、医療法人とまと歯科理事長の渡部信義と申します。平成9年の6月より、この地で開業して令和4年6月で早25年になりました。外来診療や訪問先でもベストとなる診療を心がけ、地域医療の一員として多職種と密に連携をしていきたいと考えております。

地域の皆様との関わりを大切にして「ありがとうと感謝」を伝えさせていただき、かかりつけ歯科医としてお口の”健口”を守らせていただきたいと思っています。

──Dentisを導入のきっかけとなる課題を教えてください

以前は、問診票や記録簿などのサブカルテを紙で保管していました。診療のたびにメモや各種文書を作成する必要があり、それら書類もカルテファイルに挟んで保管していたため、年々、患者さんのファイルが増えて保管場所に困っていました。

患者さんが来院された際に、受付スタッフがカルテを探すのですが、膨大なカルテファイルの中から探しだすのは一苦労でした。

昨年から「サブカルテをどうにかしないと」という課題を感じて、デジタル管理できるシステムを探し始めました。

──Dentisのご利用で、課題は解決できそうですか？

Dentis導入後は、予約台帳からすぐにカルテにアクセスできるようになり、探す手間が1患者あたり3〜5分と圧倒的に削減できました。慣れるまでは逆に時間がかかるかと思っていましたが、操作が非常に簡単で、すぐに時間削減につながりました。

またサブカルテの紙作成もなくなったことで、保管場所の問題も解決しました。今後は古い紙カルテはどんどん、画像にしてDentisに移行していく予定です。

他にも、スタッフ間での情報共有にも役立っています。担当者が不在でもすぐに自分でカルテにアクセスできて過去どういったことを実施したのかを確認できます。PCやタブレット操作がやや苦手なスタッフもいますが、得意なスタッフがDentisの機能を教え合うことで、Dentisをきっかけにスタッフ間のコミュニケーションも出来ているように思います。

──医院様ではサブカルテの機能をメインで利用されているようですが、利用方法や効果を具体的にお伺いできますか

受付

患者さんが来院されたらDentisにログインしているPCから、患者さんの情報を確認します。その際に過去のカルテがDentisに保管できていなければ、来院された患者さんのこれまでのファイルすべてを撮影して、Dentisにアップロードして保管してもらいます。お薬手帳がある患者さんはそれも写真に残しています。

診察

各チェアにiPadを用意しているので、治療計画を当院独自で作成したフォーマットを使って記載したり、ドクターからの指示で衛生士が今回の内容と次回への申し送りを白紙文書の作成を利用してメモを残したりしています。また物販を購入される患者さんには、当院で用意した物販記録フォーマットに何を幾つ購入したかDentis上で記載して保存しています。

効果

ファイル名の付け方とタグ付けのルールをみんなで決めて守るようにしているので、その後検索する際も探しやすく、紙カルテを探していた以前と比べて大きく効率化ができたと感じています。

Dentisを開けば、院内のスタッフ誰でも前回治療と今回の内容、物販の履歴など患者さんに関するほとんど全ての内容を確認できます。過去のカルテを探す手間も、今後カルテファイルがどんどん分厚くなることもなくなり、非常にありがたいと思います。

最初は簡単に、気軽に。やってみてから改善を重ねていく

──新サービスの導入には、業務フローの変更など実際に作業するスタッフさんに負担をおかけする部分もあるかと思いますが、どのように導入を進められたのでしょうか

最初は不安そうな声がありましたが、難しく考えるのではなく、紙で管理していたファイルをスマホで写真撮影をするような感覚で、気軽にデジタル管理していきましょうと話しました。

あまり難しいルールは決めず「作成できなければ写真を撮影しておく」「保存するときのファイル名ルール」だけは守ってもらいました。徐々に使い慣れてくればスタッフ側から「もっとこうしたほうがいいのではないか」という声も上がるようになってきたので、利用してみてから改善を回していく方が良いかと思います。

また、不明点や技術的な側面について、その都度Dentisのチャットサポート機能を活用しています。かなり対応が早いので助かっています。

 ──インタビューご協力いただきありがとうございました

Dentisには非常に期待していますので、どんどんアップデートを重ねてください。