予約台帳のデジタル化でキャンセル率削減と院内の業務効率化を実現！

Dentisをご利用いただいている茨城県つくば市のありす歯科医院の大河原院長にインタビューを行いました。

ー医院様のご紹介をお願いします

ありす歯科医院の院長の大河原と申します。当院は「歯を残す」「歯を抜かない」「歯を削らない」ことを最優先に考えており、７人の歯科衛生士が患者様の健康を保つための口腔ケアを行っています。治療が必要な方には、最新の医療技術を駆使して本来の丈夫で美しい歯を長く保つ方法を提案します。

また、様々な専門分野の歯科医師と歯科衛生士、管理栄養士や歯科技工士によるチーム医療を行っており、それぞれがお互いの強みを発揮することで患者様により質の高い医療の提供を目指しています。

ーシステム導入検討のきっかけとなった課題を教えてください

以前は紙で予約管理をしていたのですが、ずっとデジタル化に興味を持っており情報収集をしていました。その背景として当院は予防歯科に力を入れていることで定期検診が多く次回予約が数ヶ月後となる患者様が多いです。それにより患者様が予約していたことを忘れてしまいやすく、キャンセル率が高いことが課題でした。

キャンセルは約15％あり、患者様の定期検診機会のずれ込みや、医院側も確保していた時間に空きが出るなど、患者様と医院、双方にとって好ましくない状態でした。そんな中で、ちょうど予約管理をデジタル化した他の医院からキャンセル率が減ったという話を耳にして、具体的に検討が進みました。

ー予約管理システムの選定にあたり、Dentisをお選びいただいた背景をおしえてください

予約管理の課題だったキャンセル率対策としてリコールやリマインドを自動で行ってくれる仕組みがあったり、操作自体も簡単で、直感的にできそうと考えたため導入を決定しました。

また、予約管理のみならず、オンライン診療もできるという点が良いと思いました。私は遠隔での手術や治療・診断という分野で学会での発表や論文を執筆していることもあり、他院からの診断依頼を受けることが多くあります。Dentisでもオンライン診療ができるということで興味を持ちました。

歯科診療における遠隔体制は患者様に高いレベルの治療をご提供できるため、将来的にもっと普及していくと私は考えています。例えば当院では、顕微鏡画像を共有できる仕組みを開発しており、遠隔で大学病院の専門歯科医師や世界で著名な歯科医師にリアルタイムで同じ映像を共有し相互にアドバイスをしながら診断や治療を行っています。

Dentisでのオンライン診療についても、現在はまだ利用方法を模索中ですが、たとえば遠隔体制と合わせて事前カウンセリングやコンサルを行うなど活用が検討できそうというのは決め手のひとつでした。

ー課題に対してDentisをご利用してみて、いかがでしょうか

まず、約15%あったキャンセル率が半分まで減少しました。デジタル化によって患者様へリマインドやリコールメッセージを自動送付できることで、管理するスタッフの負担も少なくキャンセル対策ができたと感じており、導入して良かったです。

また、リアルタイムでDentis上で患者情報の共有がスタッフ間でできるのも便利です。当院は建物の構造上受付とユニットに物理的な距離があり、紙台帳を運用していた時は、次回予約を取るたびに都度移動が必要でスタッフに負担がかかっていました。今はチェアサイドで次回予約が取れるため移動の負担が無くなりました。

また、治療が自費か保険かをDentisの予約にタグなどで治療室から入力しておけば、リアルタイムで受付でも確認ができるため、あらかじめ患者様を迎える準備ができ業務効率化に繋がっていると感じています。

ーDentisを利用した診療の流れをお伺いできますでしょうか

予約登録・受付

受付やチェアサイドで予約を作成します。チェアサイドにはタブレット端末を設置しています。 作成した予約は全てリアルタイム同期するのでどの場所からも予約状況が確認できるようになり、今までのように都度、紙台帳の確認のため移動する手間がなくなりました。

患者様が来院されたら、Dentisで受付をします。

患者様のご案内

Dentisを見れば患者様が受付されたかが、どこからでもわかるようになったため、すぐにチェアなどを準備して患者様をお待たせせずにご案内できるようになりました。

次回予約〜会計

基本的にチェアサイドで次回予約をとります。チェアサイドモード*を利用して患者様に実際の空き状況を一緒にご覧いただきながら予約を確定させます。治療室からもリアルタイムで空いている状況を確認できるためスムーズです。

ーDentisを導入する際に大変だったことやその乗り越え方があれば教えてください

実は、予約管理システムを導入する時はスタッフからは大反対を受けました。

慣れている業務フローが変わったり、習得コストがかかることでのマイナスイメージが大きかったのだと思います。しかし、実際に導入をしたところ最初こそは戸惑いましたがシンプルで直感的に操作できるため、マニュアルなどをほぼ見ずとも触っていく内に自然と習得できました。

最初こそ身構えてしまいましたが、直感的に操作できるからこそ、乗り越えるハードルは思っていたより簡単だったという感想です。

ー今後のDentisに期待していることやご要望はございますか

システム自体には概ね満足していますので要望は特にないのですが、当院が前述の通り遠隔での手術や治療・診断という分野に力を入れているので、ぜひ歯科におけるオンライン診療や遠隔診療の活用・普及を一緒に検討して患者様によりよい治療をお届けできる仕組み作りに協力していただきたいなと思っています。

（大河原院長の経歴）

日本大学松戸医学部・日本大学大学院卒業。日本大学大学院松戸歯学研究科研修を経て、鈴木歯科医院に勤務。2004年よりありす歯科医院を開業。2005年から日本大学松戸歯学部兼任講師を務める他、著書の出版や講演活動なども積極的に実施。

代表的著作や発表：

「日本人歯科受信者の2018年AAP/EFP歯周炎新分類による歯周炎の有病率と重度歯周炎患者（ステージⅢ・Ⅳ）の割合に関する多施設共同断面研究」：日本臨床歯科学会雑誌第８巻第１号２０２２年
「３Dデジタル顕微鏡を応用した遠隔手術指導システムの開発」：日本臨床歯科学会雑誌第８巻 第１号 ２０２２年

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