開業に合わせてペーパーレス化を熱望! Web予約~Web問診は患者様・スタッフのストレスをどう軽減した?

開業に合わせてペーパーレス化を熱望! Web予約~Web問診は患者様・スタッフのストレスをどう軽減した?

2022年09月08日

谷町六丁目しちご歯科・矯正歯科は、大阪府天王寺区の歯科です。インプラント治療をメインに運営しています。院長の山﨑剛之先生は、開業と同時にDentisを導入。現在はWeb予約、Web問診、リマインド通知の機能を使っていただいています。

「開業にあたってペーパーレス化は必須だった」とおっしゃる山﨑先生に、導入背景やDentisの魅力を教えていただきました。

課題
  • 開業に合わせて紙のカルテや問診票をなくしたかった
  • 患者様に「思ったより楽だ」と思っていただき、リピートしてほしかった
解決策
  • Web問診機能で紙の問診票をなくした
  • Web予約、Web問診、リマインド通知で患者様のストレスを軽減することに成功した
効果
  • スタッフが患者様のデータを探す時間を大幅に短縮できた
  • 紙の問診に比べて患者様の待ち時間が15分早くなった

勤務医時代の辛い経験から「ペーパーレス」を決意



──山﨑先生には開業と同時にDentisを試していただきました。もともとクラウド型のツールに関心をお持ちだったのでしょうか。

はい。開業する際は「絶対ペーパーレスにしよう」と思ってましたね。予約管理台帳、問診票、カルテなど、紙媒体を使わずに作業する歯科医院を目指していました。

私がもともと勤めていた歯科医院では「紙の整理」にかなり時間を取られていました。多くの歯科医院が同じ状況だと思うんですが、とにかく"カルテ置き場"が増えていくんですよね。紙のカルテをボックスに収納して、スペースがなくなったら、また新しいボックスを作って……という業務に無駄な時間を取られていたんです。

また紙媒体だと「患者様のデータにアクセスしにくい」という点も問題でした。例えば数年前の患者様が再診にいらっしゃったときに、膨大な紙のカルテを一枚ずつ確認して過去のデータを探さないといけないんですよね。

しかも患者様自身が数年ぶりの来院なので、過去の記憶を忘れていて「初めて来ました」と申告されることもあります。データが記録されていないので、初診か再診かを判断しにくいのも課題でした。

──やはり紙での管理だと、さまざまな課題があったのですね。このほか患者様の予約台帳も紙で管理しているというお話もよく伺います。患者様の予約を1枚の紙にペンで書いて管理している医院もあるようですね。

そうですね。前に勤めていた歯科医院ではWebで管理していたので、予約管理に関しては課題はなかったですね。ただ紙の予約管理台帳は働きにくいだろうな、と思います。例えば誰かが予約管理台帳を確認している間は、他のスタッフが確認できない。これだけでストレスですよね。ミスにつながる可能性もあります。

──開業時はどのようにツールを探しましたか? 

まずはWebで検索しました。「Web問診票」とか「電子カルテ」とかで調べて、気になったものを試していましたね。

周りの開業医の先輩は紙を使っていたので、相談できる人がいなかったんです。そのため、自力でツールを探していました。

──Dentisをお試しいただいたのはそのころですよね。

はい。いろんな会社のツールを試していた最中に、知り合いを通じてお声がけいただいたのがきっかけでした。最初の印象として「Web問診機能があること」が嬉しかったのを覚えています。

カルテと同じように問診票もデジタル化したいと考えていました。でもWeb上で問診ができるツールは少なかったし、どれもしっくり来ていなかったんですね。だから開院当初は自分でGoogle Formsを使って問診票を作ろうと思っていたくらいなんですよ。

でもGoogle Formsで問診にお答えいただくためには、事前に患者様のメールアドレスを取得する必要がある。どうしようかな、と思っていたときにDentisのWeb問診を知れたので、嬉しくて、導入を決めました。

──紙での問診より時間が短縮されている実感はありますか?

もちろん。Web予約時に書いていただけると、事前に患者様の情報を把握できます。そのため、ご来院していただいてから、ほとんどお待たせすることなく診察できる。開業前に勤めていた歯科医院と比べると、患者様をお待たせする時間が15分は短縮されたかな、と実感しています。

しかも問診データはクラウド上で簡単に確認できるので、再診の際にすぐ見つかります。これも嬉しいです。

またWeb予約と同時に問診を書いていただけるので「服薬中の薬」や「今までのかかった医療機関」などの情報を正確に教えてもらえます。来院後だと、みなさま「なんていう薬だったっけ……」と思い出せないことが多いんです。Web予約とWeb問診を組み合わせることで、ご自宅などで確認しながら申告していただけるのが大きいですね。より安心して処置ができると思います。

──患者様の予約管理機能はいかがでしょうか。

すごく楽ですよ。スタッフがそれぞれのPCやiPadでいつでも予約状況を確認できますし、1つのスケジュール画面上で患者様のプロフィールや症状、来院理由を一緒に見られる。もし予約時間が変更になっても、簡単に修正できます。

紙の予約管理台帳を使うと「字が汚い」とか「書き間違えた」という理由でミスが起きる可能性もあるじゃないですか。クラウドで管理することで、ミスをする確率が減るし、スタッフの業務効率化につながっている実感もありますね。

患者様へのリマインド通知でロスをなくせる



──そのほか「リマインド通知」や「メッセージ機能」といった、歯科医院と患者とのコミュニケーションを取れる機能を使っていただいています。

実際、予約済みの方がキャンセルになると、予定していた時間とその分の診療代はロスになります。また無断キャンセルをした患者様って、気まずくなってもう来なくなってしまうパターンもあります。そう考えると、1回だけじゃなく、数回分の診察・処置ができなくなるわけですよね。だからやっぱりリマインド通知は重要だと思います。

私たちはDentisのリマインド通知機能を、予約を忘れがちな60歳以上の方に向けて送っています。予約日時に合わせて自動で送ってくれるので、手動で操作をする必要がないのが嬉しいですね。送っている実感がないくらいです(笑)。

──リマインド通知をはじめ、患者とのコミュニケーションは、リピート率を高める効果があります。安定して来院者数を獲得するために大事だと思いますが、こうした集客面は開業時に意識していましたか?

集客面の仕組みは、具体的には考えていなかったです。ただメッセージによって「かかりつけ医」として認識してもらいやすくなるのは、実際そうだと思いますね。

ただ、私たちは周辺地域の歯医者さんよりも早くインプラントの治療ができる知識・技術があるので、そこで差別化をしようとは考えていました。

ですが、それでも1回目で「楽だったな」と思っていただけないとリピートもありえないと思っています。歯科医院は競争が激しいからこそ、より高いホスピタリティを提供する必要があると考えているんです。

そういった意味では「リマインド通知」で「安心できるな」と思っていただけますし、「Web予約」「Web問診」によって、患者様に「意外と早く終わったな」と感じていただける。再診していただくうえで役に立ってくれることは実感しています。

今後は「サブカルテ機能」に期待! 関わってくれる人が「自分の時間」を楽しめる歯科医院を


──今後、Dentisに期待している機能はありますか?

「サブカルテ」を確認・編集できる機能があるといいですね。契約時にはDentisにサブカルテの機能がなかったので、電子カルテは他社の製品を使っています。カルテはもちろん重要ですが、実際に診察や施術をするうえではサブカルテを使います。だからサブカルテの機能がある他社の製品を取り入れたんですよね。

ただ、予約・問診状況とサブカルテを同時に見られないので、けっこう面倒なんですよね。だからサブカルテとアポイントを1つの画面上で同時に確認できたらいいなぁ、と。

──実はサブカルテの機能を開発している最中なんですよ(2022年8月現在)。

そうなんですね! サブカルテ機能が完成したらぜひ教えていただきたいです。

サブカルテとアポイントを同じ画面で見られることによって、スタッフも仕事をしやすくなると思います。今後もDentisを使いながら、患者様・スタッフ含め関わってくれる人に「楽だな」と感じていただき、自分の時間を楽しめるような歯科医院を作っていきたいですね。