【歯科医院】サブカルテとは？紙のサブカルテの問題点や電子化するメリットについて解説

サブカルテは、患者情報を院内で共有するために欠かせないツールです。しかし、紙のサブカルテにはいくつか問題点があり、効率的に歯科医院を運営するという観点から考えると、使いづらさを感じてしまうかもしれません。

そこで本記事では、紙のサブカルテの問題点から電子化するメリット、電子カルテとレセコンの違いまで解説します。

歯科医院におけるサブカルテとは

歯科医院におけるサブカルテは、医院内のスタッフが情報共有するツールとして使われています。たとえば、歯科医師・衛生士が患者との会話のなかで気がついたことなどを手書きで記録することが一般的です。

なお、患者ごとにファイリングし、歯科医院が運用しやすいようなフォーマットを紙で作成・保管するのが主流といえます。

カルテとの違いに関していうと、カルテは口腔情報や傷病名・処置など、主に診療内容を記録しておくのに対して、サブカルテは、処置情報以外に患者とのコミュニケーションを円滑にするための情報を記録していくツールになります。

紙のサブカルテの3つの問題点

紙のサブカルテの問題点には、以下の3つが挙げられます。

1. 資料作成が大変
2. 保管場所
3. 院内で情報共有しにくい

ここではそれぞれの問題点について解説しますので、詳しく見ていきましょう。

1.資料作成が大変

紙のサブカルテを運用する際、資料作成することが大きな手間となります。また、サブカルテだけではなく、レントゲン画像・口腔内の写真・帳票類などを作成・管理することは面倒な作業です。

さらに、作成だけでなく必要なときに探す時間もかかります。通常のカルテに加えてサブカルテまで一緒に運用すると、いくつもの手間が重なりかねません。

2.保管場所

電子カルテを導入し、ペーパーレス化を推進している歯科医院も増えています。しかし、サブカルテを紙で作成・管理している場合は、別途保管するスペースを確保しなければなりません。

そうなると、患者の数が多いほど保管スペースを必要とし、院内の受付や部屋を圧迫してしまうことにつながります。スペースにゆとりがなくなると、医院全体における業務効率の低下も招きかねません。

3.院内で情報共有しにくい

紙の書類はきちんと書いたつもりでも、「時系列がわからない」「文字が読めない」と感じることがあります。せっかく記録を残しても、内容が理解できなければ情報共有できているとはいえません。
紙ベースのカルテや書類は、記載しているときはていねいに書いたつもりでも、以下のように感じることがあります。

• 治療した時系列がわかりにくい
• 文字が読めない

診察ごとに詳細に記録しても、内容を理解できなければ情報共有できません。また、サブカルテは一部しかないため、誰かがサブカルテを持っていると、ほかのスタッフは閲覧不能です。

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サブカルテを電子化する3つのメリット

サブカルテを電子化するメリットには、以下の3つが挙げられます。

1. 情報共有をスムーズにできる
2. サブカルテの簡素化
3. ファイル管理を容易にできる

ここではそれぞれに分けて解説しますので、詳しく見ていきましょう。

1.情報共有をスムーズにできる

サブカルテを電子化すると、院内での情報共有をスムーズにできます。共有できる情報には以下のようなものが挙げられます。

• 患者ごとの予約実績
• 予約内容
• 診察実績

従来のサブカルテだけでは困難だった予約管理やリコールなどについても、院内で情報共有できるようになります。このことから歯科医院全体の業務効率化についても期待できます。

2.サブカルテの簡素化

電子サブカルテのシステムによって異なりますが、入力を簡素化できる機能が備えられているものが豊富にあります。主な機能例は、以下の通りです。

• 手書きペイント
• フォーム形式
• 自由入力文書作成
• 文書雛形作成

こちらはクラウド支援システム「Dentis」で実際に利用できる機能です。入力の簡素化を図りながら、自由度の高いサブカルテ作成に役立ちます。

3.ファイル管理を容易にできる

紙のサブカルテは、どうしても保管スペースを必要とします。しかし、クラウドでファイルを管理すれば、どこからでもアクセス可能です。

また、ファイルを一覧形式にして管理したり、タグ付けしたりすることができるため、管理も容易にできます。
さらに、患者にCLINICSアプリをインストールしてもらうことで、診療に関するファイルを共有することが可能です。

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まとめ

歯科医院におけるサブカルテについて解説しました。サブカルテは院内で患者の情報を共有するために使われます。これまでは紙のサブカルテを運用することが一般的でした。しかし、保管のしづらさや共有が難しいことなどいくつかの課題があることも事実です。

これらの課題を解決するには歯科医院に適したシステムの導入をおすすめします。

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