事業承継をきっかけにデジタルシフト!Dentis導入で業務削減のみならず、歯科のブランディング化に成功した理由

事業承継をきっかけにデジタルシフト!Dentis導入で業務削減のみならず、歯科のブランディング化に成功した理由

2022年09月15日

千葉県東金市で運営している鈴木歯科医院は、お父様の鈴木能文先生から、息子の鈴木章弘先生に事業承継するタイミングで、Dentisをご利用し始めました。事業継承のタイミングで、それまでの業務フローや仕組みを見直す歯科医院様は多いです。

今回は鈴木歯科医院を引き継いだ鈴木章弘先生に、Dentis導入のきっかけや、業務の変化、クラウド化のメリットなどを伺いました。

課題
  • 父と自分が担当する患者それぞれを紙台帳で管理することが難しくなった
  • 予約やリマインドなどの電話でのやり取りに時間を取られていた
  • 歯科医院として、より集患・採用できるようブランディングしたかった
解決策
  • Web患者管理機能で患者のプロフィールを細かく可視化した
  • Web予約機能と自動リマインド通知で連絡工数を削減した
  • クラウドツールを使っていることがブランディングにつながり、集患・採用をしやすくなった
効果
  • Web予約機能によって電話予約対応の時間が半分以上削減され、職員が業務に集中できる環境をつくれた
  • リマインド通知機能により、目に見えて無断キャンセルの数が減った
  • 導入前と比べて1日の客数が大幅に増えたが管理できている

最初は父用の紙の管理台帳と、自分用のDentisを併用していた



──事業承継のタイミングでDentisをご導入いただきましたが、いつごろからデジタル化を考えていらっしゃったのでしょうか。

考えていたのは事業承継の前からですね。「Web予約」と「患者情報のデジタル管理」の機能に興味がありました。

もともとは紙の予約管理台帳で管理していたんですよ。父と私のそれぞれで、担当の患者様の予約情報を記録していました。でも父が「明日の診察の準備をしたいから」と、毎日、実家に台帳を持ち帰っておりました

患者様のなかには、私に直接電話をかけて予約をされる方もいらっしゃるのですが、父が持ち帰ってしまうと私は予約情報を確認できないわけです。そこでだんだんと「紙の不便さがわかってきて、クラウドにしたいと感じ始めました。

また患者様が増えてきたタイミングでもありました。今後はより多くの患者様に対応するために、歯科衛生士や歯科助手などスタッフが増えていくことはわかっていました。患者情報と情報を扱う職員が増えるなか「一枚の紙を交代しながら全員で確認すること」は今後より難しくなると思い、「クラウドの予約ツールに切り替えない?」と父に提案したのがきっかけでしたね。

──お父様の反応はいかがでしたか?

猛反対、というわけではなかったのですが、賛成と反対で半々といった感じです。「自分は見開きで確認できる紙台帳を使い続けたい」と言ってましたね。そこで「自分がメインで使うし、今後はクラウドが主流になっていくから」と説得して導入を決めました。

だから最初の1カ月は父のために紙に書いて、私のためにDentisにも記録して……と、紙とクラウドを同時並行で使っていました。

でも紙に書ききれなくなったんですよ。最初は2列×5日のスケジュール表を見開き2ページで確認できたんです。つまり10列分あったんですけど、患者様が増えるにしたがって歯科衛生士分の列が追加になったんで、3列×5日になってしまった。

それで物理的に紙の予約管理台帳が見開きで使えなくなったので、父もだんだんとDentisを使うようになりました。

予約とメッセージの自動化で、業務効率が大幅にアップ



──そこから「Web予約管理」「Web患者管理」だけでなく「メッセージ機能」なども使っていただいています。最初の印象はいかがでしたか?

まずいちばん良かったのは「Web予約」ですね。こちらからアクションをしなくても、空いている枠に勝手に予約が入ってくれる。これは楽でした。それまでは、電話対応をして予約管理台帳に書き込んでいたので、かなり業務削減になったと思います。

──だいたいどのくらい削減されましたか?

導入時は月に40人ほどの予約がありましたが、20~30人はWeb予約を利用してくださいました。そのため電話予約への対応にかかる時間が半分以上削減されたことになります。職員が業務に集中できる環境づくり、という面で大きなメリットがありますね。そのぶん余裕をもって、業務に臨めるので、ミスが起きにくくなったとも思います。

導入時だけは、それまでの予約内容などを紙からDentisに移行する必要があるので、ちょっと大変でした。でも長い目で見ると、メリットのほうが圧倒的に多いと思います。私自身、もう紙を使っていたときのことは、ほとんど覚えていないですし、戻れないですね。



──そのほかに嬉しかった機能はありますか?

「リマインド通知」も、役に立ってくれている実感がありますね。鈴木歯科医院では予約済みの患者様に対して、前日の正午にSMSを自動で送っています。サラリーマンの方でも、昼休みであれば見てくれるんじゃないか、と思ったから正午に設定しました。

それまでは「忘れやすい人」だけに当日の朝に電話する、くらいだったんです。その結果、無断キャンセルが相次いでいました。無断キャンセルがあると、事前準備を含めて職員の時間が無駄になってしまう。だから解決したい大きな課題でしたね。

Dentisを使えば、設定した時間に自動でSMSを送ってくれます。最近では統計を取っているんですが、送付先のうち8割はちゃんと開いて確認してくれているんですよ。なので、無断キャンセルはほとんどなくなりました。コロナもあってキャンセルされる方はいらっしゃいますが、必ず連絡をしてくれるため、業務時間が大幅に無駄になることはありません。

「クラウド化」は「患者様の安心感」という意味でも必須に



──レセコンや電子カルテは他社様のクラウドツールを使われていますが、これはDentisに課題があったんでしょうか?

機能やサポート体制(※1)としては遜色ないのですが、私が新規指導に関わる可能性があるので、広く用いられている歴史と実績がある会社を選んだ、というだけです。

以前はオンプレ型を使っていましたが、やはりクラウド型は便利です。

※1:外部のレセプト点検・新規指導コンサルタント事業者と連携してレセプトチェックができるサポート体制を準備しております

──オンプレ型とクラウド型の違いはどこにあると思いますか?

オンプレ型のレセコンを使っていたときは、レセプトチェックがかなり大変でした。毎月何度か、休診日に医療機関を開けてベンダーに来てもらっていたんです。

その点、クラウド型であれば、やり取りが簡易にできます。チャットツールで「この方とこの方を修正してください」といった感じですね。つまり出張料がなくなって、時間が確保されました。

反対に「オンプレ型がクラウド型より便利な部分」はたぶんほとんどないと思います。ネット環境が悪いときに、動作が重くなるくらい……。ほとんど気にならない程度ですね。

──なるほど。事業承継されたのをきっかけに、ここまでクラウド化を進めていらっしゃるのもすごいですね。

もうオンプレのレセコンにも、紙台帳にも戻れないですね。紙はありえないと思ってます。

それと「デジタルを取り入れていること」って、今は患者様の信用に関わることですよね。患者さんは「デジタル化できているか否か」で「信頼できる医院かどうか」を判断している部分があると思います。

──少し前に「ホームページのない歯科医院ってちょっと不安だよね」という時期があったと思いますが、それに似てる感覚というか……。

そうですね。ブランディングとしても重要だと思います。「この病院って最先端だったな」という実感が「また来よう」と思っていただくことにつながると思うんですよね。そのうえで、まず「Web予約機能」は大きなインパクトがあるのかな、と。

また「採用面」でも、貢献してくれていると感じていますね。歯科衛生士さんや歯科助手さんは、まず書類を応募する前にホームページを確認すると思います。そのときにタブレットを見るか、紙台帳を見るか、で応募意欲が大きく変わると思うんですよ。同じ歯科医院でも、デジタル化しているか否かで、業務の量がまったく違いますから、当然ですよね。

──なるほど。対外的な会社の見え方としても、デジタル化にはメリットがある、と。

はい。特に私のように事業承継をする方は、若いドクターが多いです。そして「今から自分が主導して"新しい歯科医院"をつくるぞ」と考えていると思います。だからこそ、それまで先代が紙で管理していたとしても、クラウドに切り替えるべきだと思いますね。

たまに同世代のドクターと話すのですが、もう「紙での患者管理」の話をしている人はいません。みんなクラウドツールを使っていること前提で、情報交換をしています。

だからこれから事業承継される若い歯科医師の方は、まずクラウド必須です。そのうえで、Dentisであれば、予約から問診、患者管理、カルテ、レセプトと、すべてクラウド上で完結します。また導入時には細かくサポートしてくださるので、初めてでもスムーズにクラウドに移行できるのがいいです。おすすめですね。