マニュアルなしでもスタッフがスムーズに使えるほど直感的な歯科業務支援システム。トータル支援プランで「業務効率化」と「患者満足度向上」を実感

マニュアルなしでもスタッフがスムーズに使えるほど直感的な歯科業務支援システム。トータル支援プランで「業務効率化」と「患者満足度向上」を実感

2022年12月11日

HANA intelligence歯科・矯正歯科は大阪市で自由診療科目に取り組んでいる歯科医院です。現在は電子カルテをはじめ、予約管理、デジタル問診、オンライン診療など、歯科業務をすべて網羅したトータル支援プランをご活用いただいています。

今回はそんなHANA intelligence歯科・矯正歯科の院長であり、医療法人UDC・理事長でもある植田 憲太郎先生にインタビュー。「患者満足度を高めるために、院内の業務効率化を意識している」と語る先生に「Dentis導入の背景」「操作画面での魅力とスタッフの反応」「トータル支援プランならではの便利さ」などについて伺いました。

課題
  • 業務支援システムにおいて、直感的に使えるものを求めていた
  • 患者満足度向上のため、予約から診療までスピーディーに対応できる環境を構築したかった
  • 費用面・治療面において、ミスマッチな患者さんを減らしたかった
  • いつ・どのスタッフが見ても同じ対応ができるよう患者情報を集約したかった
解決策
  • 説明書なしでも直感的に使えるDentisを導入した
  • 予約管理(アポ帳)と電子カルテが一体となったDentisを導入した
  • オンライン診療を導入し、診療に入る前に30分のヒアリング時間を設けた
  • トータル支援プランを導入し、歯科業務全般を一つのシステムにまとめた
効果
  • 操作性に優れているため、院長から説明する必要もなく、スタッフが自発的にマニュアルなどを作れる
  • 予約・問い合わせの際、迅速に患者情報を確認できることで患者満足度が高まっている実感がある
  • オンラインでの事前面談によって、患者さんが納得したうえで診療を受けている実感がある
  • 患者情報が1つのシステムに集約され、患者側もスタッフ側も安心して治療できる環境となっている


「予約管理・電子カルテ一体型」が患者満足度向上に



――Dentis導入の背景からお伺いしてもよろしいでしょうか。

HANA intelligence歯科・矯正歯科を開業するタイミングで、Dentisの導入を決めました。もともと私が運営している別の歯科医院で「カウンセリング・経過観察の来院時間を短縮したい」「安心できるよう事前のカウンセリングを設けたい」と考えており、メドレー社が提供するオンライン診療機能を導入していました。そのご縁もあってDentisを選んだ、という経緯があります。

また開院にあたって、予約管理機能と電子カルテがまとまっているツールを希望していました。Dentisは2つの機能を1つのシステムで使えます。その点が導入の決め手でしたね。

――予約管理と電子カルテが連携することで、どのようなメリットがあるとお考えですか?

前提として、当院では歯科医院として信頼していただくためにも、患者さんへの対応をスピーディーにおこないたいと考えています。

1つのシステムで予約管理と電子カルテを使えると、問い合わせを受けた際、シームレスに前回の診療内容を確認できます。スピーディーに対応できるぶん、患者満足度が向上するのがメリットですね。また業務がシンプルになりますので、スタッフも働きやすくなります。

これが仮に別々のシステムだった場合、同時に確認できず、患者さんへの対応に手間取ってしまいます。特に当院は100%自費治療のため、患者さんが医院に抱く期待値が高いです。そんな患者さんのニーズを満たすためにも、予約管理と電子カルテは一体型を希望していました。

ちなみに、これは予約管理と電子カルテだけではありません。一部の業務のためだけに違う製品を導入すると、そのぶんロスが生まれて、非効率になることは経験上わかっていました。院内での業務の遅れは患者さんへの対応に直結しますので「各業務を1つのツールに集約したい」という思いはありましたね。

――実際に使ってみた印象はいかがでしたか?

電子カルテに関しては、非常に使い心地がよかったです。SOAPの入力や、病名をつける流れなど、項目から選ぶだけでスムーズに記載できます。ここまで直感的に使えるクラウド型電子カルテはDentisだけじゃないかと思いますね。操作画面が非常に洗練されている印象でした。

まだ自由診療でしか使っていませんが、保険診療でもスムーズに使えるだろうな、と思います。

予約管理機能については、まだ改善できるポイントはあると思いますが、院内で工夫しながら利用しています。素早くアップデートされている感覚はあるので、今後に期待をしていますね。


直感的に使えるシステムがあれば、自然と院内オペレーションができあがる


――1つのシステムだけで各業務をおこなうことで、業務効率化の他にメリットを感じる部分はございますか?

そうですね。予約管理を起点に各機能が一つにまとまっていることで、患者情報を集約できるのはメリットだと思います。どのスタッフでもすぐキャッチアップできるため、仮に担当医が変わったとしても、万全の状態で対応ができます。

このように「いつ、誰が、どんな治療をして、患者さんはどんな状況か」をスタッフ全員が常に確認できることで、患者さんも安心できると思うんですよ。個人的には、これが"正しい治療"をおこなううえで必要な環境だと考えています。

――Dentisのトータル支援プランでは、予約、問診、カルテ、オンライン診療、決済などの幅広い機能を提供しています。業務全体の取り組み方に変化がありますが、スタッフ様の戸惑いはありませんでしたか?

その点は心配なかったです。特に若いスタッフはタブレットやスマホでの操作に慣れているため、自発的にどんどん使ってくれます。こちらから指示をしなくても、カスタマイズしてくれていますね。

業務支援システムを実際に使うのは、院長よりも歯科衛生士・歯科助手といったスタッフです。そして今後はもちろんスマホ世代のスタッフが増えていきます。

その点でいうと、業務支援システムを選ぶうえで「スマートフォンのように直感的に使えるか」という観点は、とても重要です。例えば「説明書やマニュアルがないと使えないシステム」なんて、誰も使いたくないと思うんですよ。誰もスマートフォンの説明書を読まないですよね。わざわざ説明しなくても使えるような直感的な操作画面が、これからの業務支援システムには必要です。

Dentisはそのポイントをクリアできていると思います。「ちょっとこの機能、使ってみて」って渡したら「翌日にはもうスタッフ間のマニュアルができている」なんてこともありますからね。

この記事を読まれている先生のなかには、「うちのスタッフが使えるだろうか」という懸念があって業務支援システムの導入・入れ替えに踏み切れない方もいらっしゃると思いますが、Dentisに関しては心配いらないと思います。

院長としてやるべきことは「直感的に使えるシステムを用意すること」です。すると院内オペレーションは自然とできあがっていきます。


オンライン診療による「コミュニケーション」が最も重要



――HANA intelligence歯科・矯正歯科様の運営母体・医療法人UDCではトータル支援プランの前から、オンライン診療を利用されていました。活用シーンを教えてください。

初回相談でよく使っています。オンライン診療導入前は来院して、レントゲンを取ったり、検査したりして、ご要望を伺っていました。すると初診から1時間30分ほどかかるんです。その結果、わざわざ来ていただいたのに予算が合わず、お断りしなければいけない場合がありました。

今はオンライン診療によって、検査やレントゲン撮影前に30分間の相談ができるようにしています。その際に「治療内容」や「希望の予算」を含めて、患者さんの合意を得たうえで、次回に来院していただく流れですね。

――それは患者さんとしては楽ですし、安心できますね。

個人的には診療の際に「コミュニケーション」を最も重要視しています。「医院と患者さんが双方納得したうえで診察を進めたい」という気持ちがあります。その点、オンライン診療は非常に有効ですね。

また「オンライン越しだと会話しにくそう」と予想されている先生もいらっしゃると思いますが、いざ実践してみると問題ないです。むしろ対面よりコミュニケーションが取りやすい側面もあります。

例えば対面だとユニットの時間も決まっているので、常に時間を気にしながらやり取りをする必要があります。しかしオンラインだとユニットを使わないので、余計な気を使わずにコミュニケーションをとれますね。

――その他、オンライン診療の活用シーンはありますか?

そうですね。矯正治療のなかでも「インビザライン」との相性の良さは感じています。インビザラインの場合、しっかりした治療計画と患者指導ができれば、経過観察・指導をオンラインでおこない、「患者さんの来院」は半年に1回程度まで減らせる可能性があります。

長期的な治療になるので、外出する手間が省けるのは患者さんにとって嬉しいと思いますね。医院としても患者さんが離脱するのを防げるのでメリットがあります。

当院では、現在オンライン診療を組み合わせたインビザラインの治療をプラン化して提供しています。これまでは対面でおこなっていた治療が、オンライン診療でも問題なくできることが実証されれば、この治療法がスタンダードになっていく可能性も感じていますね。患者さんがより、通いやすい環境を整備できると思います。