患者さんとの関係性の質向上と圧倒的な業務効率化〜Dentisサブカルテで変わるコミュニケーション〜

Dentisのサブカルテ機能をご利用いただいている医療法人社団 櫻椿会 いたや歯科クリニックの歯科医師の板谷先生と歯科助手の福井様にインタビューを行いました。

開業から約20年、膨大になってしまった書類

──最初に医院様のご紹介をいただけますか

（板谷先生）いたや歯科クリニックと申します。当院は外来診療・訪問診療、在宅診療を行っております。それとともに小児歯科ですとか小児矯正にも力を入れております。地域の医療に貢献できるように日々精進しています。

──Dentisを導入いただいたきっかけとなる課題を教えてください

（板谷先生）開業して20年ぐらい経ち、患者様のカルテなどがものすごく膨大になってきました。特にサブカルテが多くなっており、ドクター同士のコメントやスタッフのコメントなど、診療以外のコメントを残す書類が非常に多くなり、結果紙の厚みがかなり出てしまいました。それに伴い、口腔内写真など確認したい資料がすぐに探して確認できないというじれったさがありました。

またスタッフ間で情報共有するにあたり、紙カルテで探しているとすごく時間がかかってしまうのでどうにかデジタル化できないかと考えていました。

──Dentisを利用して課題は解決しましたか？

（板谷先生）検索の面ではすごく時間を短縮できて情報が共有しやすくなりました。素早くどこからでもアクセスができて、今何をやっているか、次に何をやるかがスタッフ全体で共有できるようになっています。

（福井様）患者さんの口腔内写真などを撮影するのですが、今までは印刷して紙に起こしカルテに挟んでいたのですが、今はDentisに保存しています。その方が情報が早く確認でき、利便性が高いですね。また以前の写真と今回の写真を見比べることもできるので、とても使いやすく、当初課題に感じていたことの多くは解決できたと思います。

Dentisサブカルテで特徴的なアクティビティ機能の活用

──かなりサブカルテのアクティビティ機能*を活用いただいていますが、具体的にどんなコメントを残していますか？また利用して感じた効果などあれば教えてください

*アクティビティ機能では、アップロードした資料や打ち込んだコメントが時系列で表示される

（福井様）例えば小児矯正ですと、特に口腔育成・トレーニングを担当するエデュケーターはお子様とのコミュニケーションをとって信頼性を築いてからやっていくことが重要です。治療以外のお話で、例えば患者さんが「明日運動会があるよ」とか、日常的な会話・個人的な情報や会話の内容をアクティビティの方に書き留めています。そうすると別の日に別のエデュケーターがトレーニングをする際に「そういえば運動会どうだった？」など会話に繋げることができます。すごくコミュニケーションも取れますし、親御さんにも「このあいだ運動会だったそうですね」といったお話もしており、コミュニケーションツールとして活用しています。

（板谷先生）その日行った治療の内容のサマリーをひとこと、ふたこと書いておくとで担当者不在でも他のスタッフが確認して適切な対応を取れるので、カルテを毎回確認せずともスピーディーに対応できていいなと思っています。

──実際のDentisの操作方法をお伺いできますか

受付と前回の内容の確認

まず患者さんがいらっしゃいましたら、患者様の予約から[受付]のボタンを押して受付を行います。 その後、患者さんの名前部分を押してアクティビティを表示します。そこで前回の様子や写真、トレーニング内容、また宿題を毎回出しているので宿題内容を確認のうえ、患者様をトレーニングルームにご案内します。

トレーニングルームでの利用

トレーニングルームでは、エデュケーターがタブレットを使い動画を見せてトレーニングなどを行います。 その際に、前回お話ししたことをアクティビティで確認してコミュニケーションしたり、今回患者さんとお話ししたことを、次回に繋がるように書き留めます。
また毎回口腔内や顔貌写真を撮影しますが、全てのファイルをDentisにアップロードしています。その際に画像比較で前回と見比べたりもしています。

会計

トレーニングが終わったら会計を行い完了という流れになります。

当院はこのようにDentisを利用しています。アクティビティへの入力は基本的にエデュケーターとドクターが行っております。入力内容は受付の方でも確認はできるようになっていますので、都度確認し何か申し送りがあれば対応しています。

実際の利用動画はこちらからご覧いただけます。

──このアクティビティ機能を利用をしてみていかがですか

（板谷先生）私は診療前に、前回担当したスタッフのコメントをアクティビティで確認して「ここまで進んでるので、今日はここのレッスンをする」という目安にしています。アクティビティにコメントがしっかり書かれてると診療がスムーズにいくので助かってます。

また、コメントだけでなく画像・矯正の分析表などもアクティビティに表示できるので当日出勤してないドクターとのやり取りも、ネット環境さえあれば、互いに同じ患者の資料を見ながら、診断ですとか、治療の方向性について相談できるので、アクティビティ機能はものすごく便利で、とても有意義だなと実感しております。

今までは医院に行って紙カルテを出して、メモをつけて「この人を確認してください」というやりとりだったのが、今ではリアルタイムに遠隔で相談できています。

また私も訪問診療、講習会で常時クリニックにいるわけではないので、外出先に受付のスタッフから患者さんに関する問い合わせがあったときに、iPadのタブレットさえあれば「この患者さんはこういうことをやってるので、こういうふうにお電話しといてください」という指示出しが的確にできるので、これは本当に紙のカルテの時代には考えられないフレキシブルさだなと思いました。

外出時の急患への初動対応の劇的な変化

ー他にどんなシーンで役立っていますか

（板谷先生）緊急時ですね。急患対応などで役立ちます。今まではまず、一旦クリニックに戻りカルテを確認して、前回の担当の者のコメントを聞くなど事前確認がすごく必要になっていました。結果、患者様に折り返しのお電話をするのにもちょっと半日待っていただいたりとかすることもあったんですけれども、今は全くそういうことがなく、少なくとも1時間以内にお返事できるなどレスポンスがすごく良くなったと思っています。

──半日もかかると「なぜこんなに待たされるんだ」と不満につながりそうですね。今はレスポンスの早さが患者満足につながっていそうですね

（板谷先生）そうですね、スムーズに行くのであまり患者様をお待たせせず、結果的に大きなトラブルにも発展しないのではないかと思います。

──効果があった一方、新システムの導入には想定外のこともあると思いますが、乗り越え方などあれば教えていただけますか

（板谷先生）すべての患者に対してペーパーレス化ができてるわけではなく、まず私が担当してる小児治療の患者にペーパーレス化をトライしてみました。最初は、スタッフの間でもいろいろ温度差があったと思います。一気に乗り換えずに、ミニマムなところからスタートして事例をつくっていくことで、比較的ペーパーレス化にみんな前向きに取り組んでいただきました。

（福井様）ちょっと使い慣れてないエデュケーターもいたりとかして「どうやるんだろう」と少しつまずいたところもあったのですが、慣れてきたスタッフが一緒に入力したり、一緒に「こういう機能あるよ」みたいな話を共有しつつ、少しずつ使いこなしていくようになってきました。Dentisの操作自体はとても簡単で難しい動作がないのでしばらく使うとすぐに慣れて、他のスタッフに教えられるようになってくれます。

──今後のDentisの利用についても教えてください

（板谷先生）今後はオンライン診療やDentisでのWEB予約を取れるようにしていきたいですね。資料もまだ紙でお渡ししているのを徐々にCLINICSアプリをダウンロードしていただいて、同意書ですとか分析表などもペーパーレスでお渡ししたいなと思っています。