ポータビリティ＆ワンパッケージで叶う業務効率化　Dentisを利用した訪問歯科診療と情報管理

岐阜県大垣市にある医療法人ユナイテッド赤坂歯科医院の山口正義先生にインタビューを行いました。

ーDentisに切り替えたきっかけや評価いただいた点を教えてください

第一に「電子カルテの要件*1」を満たした電子カルテであったことが大きいと思います。そしてカルテのみならず、レントゲンや口腔内写真、P検査情報・サブカルテなどの総合的な医療情報のほか、予約管理や会計管理、レセプトまで全てDentisだけで完結できるということが一番の魅力だと思います。以前利用していたシステムは電子カルテではなく、また情報を管理するという機能はありませんでした。

当院では訪問歯科診療に力をいれているのですが、さまざまな業務を効率化していかなければ時間がかかり、ヒト・モノ・カネを効率的に運用できないと思っています。いろいろなシステムをバラバラに使うと効率化できないので、場所に関係なくインターネット環境さえあれば診療状況をその場で把握し、記録することができるというのが一番の評価ポイントだと思います。

ーDentisを導入しての効果を教えてください

予約からダイレクトにカルテ入力ができるのは助かります。またカルテの画面からそのまま各種書類・レントゲンなどをチェックできるというのもありがたいです。

特別なシステムを使わなくてもタブレットなどで患者様にレントゲンをご覧いただいたり、訪問歯科診療の場合でも各種書類を確認できるというのは大きいです。ファイルのストック機能は助かっています。

またPCやタブレットなど端末があれば、訪問歯科診療の現場でカルテを含めた患者に関する情報や、書類を見ることができるというのは助かります。過去データを確認しながら、訪問先でカルテ入力ができるというのはDentisしかできないのではないかと思います。

これから訪問歯科診療が推進されていくなかで速やかに過去情報の確認を行い、カルテ入力ができたり書類が作れるということとその情報が管理できるというのは重要だと思います。毎回事前に患者の情報を確認したり書類を準備するのも大事だと思うのですが、それも大変なのでDentisでひとつあればそれが効率化されるのは良いと思います。

また小さいことですが、訪問歯科診療の場合は訪問時間の記載がカルテに必要です。Dentisならアポイントからカルテに入ると自動で時間が重ならないように時間が記載されています。少し修正するだけでよいので便利だと思いますね。

あとはDentisの操作でわからないことがあったときの問い合わせ方法として、チャット形式のサポート*2もいいなと思いますね。電話でのサポートのみだと電話を架ける側の私たちも業務を止めないといけませんが、チャットなら業務を止めずにレスポンスよく問い合わせできるので、これもDentisならではで便利だと思います。

ー特に訪問歯科診療での利用方法を詳しくお伺いできますか

訪問歯科診療の依頼時

当院にケアマネジャーや医科の先生から依頼文書・保険情報や投薬情報などがFAXで送られてくるので、それらを写真やスキャナーでDentisに取り込みます。
デジタルでファイル管理をすることで、訪問先でも取り込んだファイルを確認することができるため、紙をわざわざ持ち歩く必要もなく便利に患者情報を管理することができます。
事前に訪問予定は回る順番なども全て予定画面に登録するようにしています。

カルテ入力

訪問の時はPCやタブレットを持っていきます。現地で聞き取りなどもしますので、その聞き取りのメモなどもDentisに入れますし、保険情報などで足りないものがあればやはりそれも追加してDentisに入れます。口腔内写真、介護保険の同意書などあらゆるものを全てDentisに入れるようにします。*3
時間があれば現地でカルテ入力をしてしまいますし、その場で入力できない場合はアポイント画面やサブカルテのアクティビティにメモを記入するようにしています。

会計

一括会計の機能があるので、受付スタッフが1ヶ月分の会計を月末に一括でDentisから請求書を出力して患者様にお送りするようにしています。請求の受領を確認したら会計済みのステータスに変更しています。
当院では数名自宅と施設など複数の訪問先で診療を行う患者様もいますが、各施設ごとに請求金額を出力できるように開発対応していただいたので助かっています。

その他

訪問歯科診療の場合、例えば居宅療養管理指導費の算定ルール上同一建物で診療した患者は居宅療養管理指導費のⅠ・Ⅱ・Ⅲの算定を揃えなければなりませんし、同日に何名同一建物で患者を診療したかで訪問歯科診療料の１・２・３のいずれかを算定するのか決まるというルールがあります。
開発対応していただけた[訪問実績]の画面でいつ・誰が・どこの施設で誰を診察したのかという情報と診療時間や訪問歯科診療１・２・３のいずれを算定したのか、居宅療養管理指導費の何を算定したのかを総覧でチェックできるので、月中やレセプト提出前に必ず確認するようにしています。

訪問先で過去の情報や資料を確認しながらカルテを作成できます

文書やメモなど情報を多数保存していますが、アクティビティ画面で時系列で出てくるので全く困りません。訪問は特に文書やメモなどの情報が多くなりがちですが「とにかく全部保存する」という運用を徹底しています。そのせいで管理が煩雑になるかとおもいきや、訪問日や種類別に絞り込みができたり、ファイルにタグをつけて管理することができるので、過去の情報へのアクセスもしやすく全く問題ありません。

また歯科医師が同伴せず、歯科衛生士が単独訪問した場合などでも、クラウド型のシステムなので歯科衛生士もDentisを訪問先で操作できます。歯科衛生士が行った指導内容や訪問先をテレワークのような感じで、Dentisでリアルタイムで確認することができるので助かります。訪問後にカルテ入力を現地で行えばステータスも連動して変わるので、外来診療はもちろん訪問歯科診療でも進捗状況がリアルタイムで把握できるのはありがたいですね。ポータビリティ・ワンパッケージというのは当院の外来も訪問もという形態だとマッチしていると思います。

サブカルテのアクティビティ画面では画像・ファイル等をアップロードした順にタイムラインで表示されるのでいつ・何を行ったか多数のファイルがあっても自動で管理が可能です。

ー導入時は大変な点もあったと思うのですがどのように乗り越えたのでしょうか

システムがやはり違うので慣れの問題はあったと思います。Dentisの仕様に慣れるまでは少し時間は必要だったと思いますが、例えばセット処置などは自分たちに合わせてカスタマイズできるので作り込めばより最初からもっと使いやすくなったかとは思います。

またこれはメドレーさんの経験値もあったと思いますが、訪問歯科診療の際に不足しているものがありました。それは都度要望をあげましたし、それに対してきちんと開発を入れてくれて今では随分使いやすくなったと思います。

ー今後のDentisに期待していることやご要望はございますか

1つ情報を入れたら様々な情報につながるようにしてほしいと思います。例えばDentisのWEB問診機能で患者が既往歴を入力すると、その情報がカルテ入力時医管の際の病名が反映されたり、禁忌薬剤が処方時にアラートされたり、そもそもどんな病気なのかが分かるような仕組みにするとか、カルテに歯式を入れたら提供文書に登録されるなどの開発に期待したいです。

ーDentisを紹介するならどんな方にご紹介いただけますか

これから在宅診療、訪問歯科診療をメインにしようと思っている医療機関にはおすすめだと思います。何かを「作成する」という機能はあっても、ポータビリティがあり、ワンパッケージでしかも資料を「管理できる」というシステムはDentisならではで強みではないかと思います。訪問などを考えていらっしゃる医療機関は使いやすいんじゃないでしょうか。

*1 Dentisは医療情報システム安全管理に関するガイドラインに準じ、電子カルテの三原則「真正性の確保」「見読性の確保」「保存性の確保」を満たした電子カルテです

*2 Dentisに設置されたチャットでサポートデスクに問い合わせを行う機能です

*3 Dentisでは画像ファイル(JPEG、PNG）の他、動画（MOV、MP4）やPDF等のデータが保管可能です。容量は10GBまで無料。有料で容量を拡張可能です。

山口先生ありがとうございました。訪問機能に関しては皆様から意見を頂戴し、機能拡張を検討中です。機能拡張にご期待ください。

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