【開業医向け】歯科医院のキャンセルにおける損失額とは？主な理由やキャンセル率を下げる方法を徹底解説！

歯科医院のキャンセル率は、歯科経営に大きく影響する重要な指標です。では、キャンセル率を下げるためには、どうすればいいのでしょうか？

この記事ではキャンセルが発生する理由とキャンセル率を下げる方法を詳しく解説します。

歯科医院におけるキャンセル率の目安

歯科医院におけるキャンセル率とは、予約した患者のうち、キャンセルした人の割合のことです。キャンセル率が高いと、歯科医院の経営に大きな損失をもたらします。

キャンセル率の目安は、無断キャンセル率とトータルキャンセル率に分けることが可能です。

• 無断キャンセル率
  連絡なしに来院しない患者の割合のことで、5%以内が望ましいとされています。
• トータルキャンセル率
  電話やメールなどで連絡があったキャンセルを含めた全体の割合のことで、10%以内が目標とされています。

歯科医院のキャンセルによる売上損失額とは？

キャンセルされた予約に対応する治療費の合計額のことです。キャンセルされた予約は、その時間帯に他の患者を診察できないことが多いため、売上が減少することになります。

たとえば、1日に診察する患者が40名で、治療費が平均5,000円だとすると、1日の売上は200,000円です。

しかし、キャンセル率が10%だとすると、1日あたり4件のキャンセルが発生し、売上は20,000円減少します。これを年間に換算すると、520万円もの損失が発生することになります。

歯科医院でキャンセルが発生する2つの理由

歯科医院でキャンセルが発生する2つの理由について、詳しく説明します。

1.予約を忘れていて別の予定を入れてしまう

歯科医院では、定期的な健診や予防処置を受けることが推奨されています。しかし、予約を忘れたり、別の予定が入ってしまったりすることが、キャンセルの理由の一つです。歯に痛みや不具合がない場合は、健診の予約を入れても忘れやすくなります。

2.受診の必要性を感じなくなる

歯科治療は一回の通院で終わるということはまずありません。複数回の通院が必要になることがほとんどです。しかし、治療途中で痛みや不快感がなくなったり、治療内容や期間がわかりにくかったりすると、患者は受診の必要性を感じなくなってしまいます。

このように、治療意欲が低下することが、キャンセルの理由の一つです。

歯科医院で患者のキャンセル率を下げる4つの方法

歯科医院で患者のキャンセル率を下げる方法について、詳しく説明します。

1.診察券に日時を記入する

歯に痛みや不具合がない場合は、健診の予約を入れても忘れやすくなります。診察券に日時を記入する方法は、最も簡単で手軽な方法です。

診察券に予約日を記入する欄を設ければ、患者はいつでも予約日を確認できます。ただし、この方法だけでは忘れてしまう可能性もありますので、他の方法と併用することがおすすめです。

このような予約日忘れによるキャンセルを防ぐための方法として、予約管理システムを導入することが効果的です。

クラウド歯科業務支援システムDentisでは、メッセージ機能を使って、予約患者へのリマインドやキャンセル患者への案内をメールまたはSMSで自動配信できます。

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2.診療内容の重要性を説明する

歯科治療は複数回の通院が必要になることがほとんどです。しかし、治療途中で痛みや不快感がなくなったり、治療内容や期間がわかりにくかったりすると、患者は受診の必要性を感じなくなってしまいます。

このようなキャンセルを防ぐためには、歯科医院側から治療計画や内容を丁寧に説明し、患者の治療意欲を高めることが重要です。

また、患者側も治療の目的やゴールを明確にし、歯科医院とコミュニケーションを取ることで、治療へのモチベーションを保つことができます。

3.無断キャンセルへはフォローする

無断キャンセルは歯科医院の経営に大きな損失をもたらします。その場合は、医院側から連絡・フォローしてみてください。

その際「心配でご連絡しました」のような内容で連絡することがポイントです。患者として「連絡しにくい…」と感じて、無断キャンセルしているかもしれません。

特に、初めて無断キャンセルした患者には、心配したことを伝える連絡を医院側からしてみることがおすすめです。

クラウド歯科業務支援システムDentisでは、キャンセルした方への連絡を自動で行うことが可能で、メールやSMSでリマインドやフォローアップに対応しています。

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4.キャンセルポリシーについて説明しておく

キャンセルポリシーとは、予約をキャンセルする場合に発生する費用や条件のことです。歯科医院では、キャンセル料を請求することも可能ですが、事前に患者の同意を得ることが必要です。

キャンセルポリシーを明確にしておくことで、患者は予約をキャンセルする際に責任感を持つようになります。また、キャンセル料を設定することで、無断キャンセルや当日キャンセルの抑制にも効果があります。

歯科医院のキャンセル率でよくある2つの質問

歯科医院のキャンセル率に関する質問にお答えします。

【質問1】歯科医院でキャンセル率が高いとどんな問題がありますか？

歯科医院でキャンセル率が高いと、以下のような問題が発生する可能性があります。

• 売上の減少：キャンセルは、治療費や自費診療の収入を失うことになります
• スタッフのモチベーションの低下：キャンセルは、スタッフのモチベーションや士気を低下させることがあります
• 患者の離脱：キャンセルした患者は、歯科医院に対する関心を失うことがあります

歯科医院でキャンセル率が高いと、経営や業務に多くの問題を引き起こす可能性があります。そのため、キャンセル率を把握して適切な対策を講じることが重要です。

【質問2】キャンセル率の計算方法は？

一般的なキャンセル率の計算方法は以下のようになります。

【キャンセル数 ÷ 予約数 × 100】

この計算式では、予約数とキャンセル数を用います。予約数とは、ある期間内に受け付けた予約の総数（キャンセルされた予約も含む）です。キャンセル数とは、ある期間内にキャンセルされた予約の件数です。

例えば、ある月に200件の予約を受け付けて、そのうち30件がキャンセルされた場合、

【30 ÷ 200 × 100】＝15

となり、キャンセル率は15％となり、10%を超えているため対策が必要、と判断することができるようになります。

まとめ

歯科医院のキャンセル率は、歯科経営に大きく影響する重要な指標です。キャンセル率が高いと、売上の減少や治療の遅延、スタッフのモチベーションの低下、患者の離脱などの問題が発生する可能性があります。

キャンセル率を下げるためには、患者に予約の意義や重要性を伝えることや、予約前日や当日にリマインドメールや電話することなどが有効です。

また、予約管理システムを導入することも効果的な対策の一つです。歯科医院経営者は、現状把握や改善策の実施に努めることで、キャンセル問題を解決しましょう。

クラウド歯科業務支援システムDentisは、歯科医院の業務効率化と患者とのつながり強化を目指すシステムで、患者へのサービスの質を上げキャンセル率の低下に貢献します。