歯科業務支援システムを一本化することのメリットとは？ 複数のシステムを併用した場合との比較

Dentisは歯科業務全般を1つですべてカバーできる歯科業界で数少ないシステムです。この「1つのシステムですべてカバーすること」に特にこだわっており、DXを実現するために必要不可欠な要素だと考えています。

この記事では「オールインワンだからこそDXを実現できる理由」や「1つのシステムにまとめた際と、複数のシステムを併用した際の業務内容の差」について紹介します。

一連の歯科業務すべてをカバーするDentisの機能

Dentisの各機能は、決して独立しているわけではなく、一連の業務の流れに沿って設計されています。
患者さんはWeb上で予約をし、事前に自身のスマホで問診票に答えてくれます。予約日前には、医院側で事前にセットしておいたリマインドメッセージが患者さんのSMSに送信されます。

既に問診票に回答してもらっているため、当日の診療の際には記載する必要がありません。そのまま診察室で診療をします。ここではオンライン診療を選ぶことも可能です。診療が終わると医師は電子カルテに記載し、スタッフはサブカルテなどに情報を記録します。ポータルサイト・アプリCLINICS経由で予約した場合、登録されているクレジットから自動で引き落とされるため、決済のときに待たせる必要はありません。

次回予約はその場で口頭で聞いてもできますし「今すぐには予定がわからない」という場合も、患者さんはいつでもWeb上で予約できます。近日中に次回予約の連絡がなかったときに備えてメッセージの設定をしておくことも可能です。また月に一度のレセプト業務も、Dentisでできます。



このように、Dentisには、施術を除くとすべての歯科医院の業務を支援する機能が詰まっています。

複数のツールを併用したときの課題

歯科業務すべてをワンストップでサポートするシステムは業界を見ても少ないです。他社様のシステムは「電子カルテ」「レセコン」「予約管理システム」など、ある業務にフォーカスしたものが主流です。

そのため「A社の予約管理ツールとB社の電子カルテ」のよにうに、一点にフォーカスしたシステムを複数組み合わせている歯科医院様もいらっしゃると思います。その場合には、大きく2点の課題が生まれます。

余計な費用がかかる

複数のメーカーと契約をすると、もちろんそのぶん余計な費用がかかってしまいます。一般的に電子カルテやレセコンは月額3万円ほど、予約管理システムは2万円ほどの費用がかかります。

一方、Dentisのトータル支援プランは3万5,000円で、アドオン機能を搭載しても月々4万5,000円です。

上記をもとに、例えば現状で月にシステム関連に5万円を支払っているとしましょう。するとDentis単体の歯科医院と比べて月に1万5,000円ずつ損をしてしまいます。Dentis導入費に50万円かかったと仮定すると、34カ月目に損益分岐点を迎え、以降は利益が出続ける計算です。長く歯科医院を経営していくことを考えると、早めの切り替えがおすすめです。

業務効率が悪くなる

また、もう一つの大きな課題が業務効率の悪化です。例えば別々のメーカーのカルテとレセコンを使った場合、患者さんのデータをそれぞれのツールで管理することになります。また予約管理は紙で管理しているのに、電子カルテを導入している場合も同じです。結局のところ、紙に記載した患者さんのデータを手打ちでExcelなどに書いて、インポートするという作業が発生してしまいます。

すると逆に作業が増えてしまい、スタッフの業務時間が延びてしまいます。これでは「DXを実現できた」とはいえません。反対に「デジタル化によって業務オペレーションが複雑になってしまった」という状況に陥っているといえます。

連携ができても業務効率は悪くなる

システム間で連携することで

あらためて「DX」という言葉をきちんと把握する

「DX」という言葉はここ数年で一気に歯科業界にも広がりました。急激に知名度が高まったこともあって「デジタル化」との違いをきちんと把握できていない医院様も多いことでしょう。

DXとは

DXとは「デジタルトランスフォーメーション」の略です。経済産業省が2018年に発表した「DXレポート」「DX推進ガイドライン」の中でDXは次のように定義されました。

「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズをもとに、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」

引用：経済産業省「デジタルガバナンス・コード2.0（旧 DX推進ガイドライン）」

つまりDXは「業務をデジタルの力で変革することによって、自社はもちろんのこと患者様や社会全体にポジティブな影響を与えること」を指しています。

DXは「デジタル化」ではない

ここで注意したいのが「自社はもちろんのこと患者様や社会全体にポジティブな影響を与えること」という部分です。つまり単にアナログな業務をデジタル化するのではなく、あくまで、最終的には「自院、患者さん、顧客に好影響を与えること」がDXの本質となります。

患者さんや社会に好影響を与えることで、患者さんは「また来たい」「友だちにもおすすめしたい」と感じ、自院の売上につながります。また自院の働き方を楽にするとスタッフが患者さんと接する対応も良くなります。つまり院外への好影響が自院に返ってきたり、自院への価値が院外に波及したりするサイクルが生まれます。ここにDXを推進することの本質的なメリットがあります。

歯科DXにおいて失敗しがちな例

そんななか、歯科ではデジタルシステムを取り入れても、DXを実現できず失敗してしまった例も多くあります。または、失敗に気づかずデジタル化したことで安心している医院様もいらっしゃいます。

一部業務だけをデジタル化する

例えば以下の画像のように「紙カルテ」から「電子カルテ」に変えた例を見てみましょう。



この場合カルテを電子化したことで「電子カルテからレセコンへの転記作業」は解消されました。しかし問診票の内容を電子カルテに記載する作業は、ペンからキーボードに変わっただけであり、業務効率化できていません。これでは「DX」ではなく「デジタル化」で止まってしまいます。

複数企業のツールを導入して業務全体をデジタル化する

続いて「複数の企業のツールを組み合わせて業務全体をデジタル化した場合」を見てみましょう。予約・問診はA社、カルテ・レセコンはB社のものを導入したとします。



患者さんがスマホで自由に予約でき、事前に問診に回答できる点で「患者さん・社会への好影響」が生まれているといえます。また受付や問診票の管理の必要がなくなり、さらに業務効率化が進みました。

ただし、問診とカルテが別の企業のものなので、結局のところ患者情報を電子カルテに手動で記載しなくてはいけません。この転記作業は手作業となりますので、ヒューマンエラーが発生してしまいがちな点でもあります。ここでミスが発生すると、レセプトのデータにも齟齬が出てしまいます。これでは完全にDXを達成したとはいえない状況です。

連携できたとしても無駄が多く発生する

こうした転記作業に関してはシステム同士を連携させることで自動的に反映して解消できている歯科医院様も多くいらっしゃると思います。

しかし無駄が多い状況には変わりありません。例えばコストは2倍かかります。また1つのシステム上で業務を完結できないため、スタッフの教育コストが2倍かかります。業務面でいうと、2つのシステムを使った作業になるので、業務しにくいですし混乱してしまう可能性も高いです。さらに窓口が増えることで、トラブルの際のオペレーションが煩雑になってしまいますし、情報漏洩などのリスクも2倍になります。

これでは、連携できたとしても業務面・経営面での無駄が多くなってしまいます。「システムを導入したのにスタッフの労働時間はあまり変化がない」の背景はこの「無駄」にこそあります。働き方が改善しなければ、DXを達成したとはいえません。

オールインワンの製品だからこそDXを実現できる

Dentisはこうした歯科の現状を把握したうえで「ある一点のみに注力したシステム」ではなく「歯科業務全般をカバーするシステム」を開発しました。そのため以下の図のように、業務の無駄を可能な限りなく少なくします。



患者さんの情報を一箇所に集約したことで、業務効率性を高めるとともに、患者さんの待ち時間の短縮、予約忘れの防止につなげています。他のツールを複数導入するのに比べて、コスト・業務ともに無駄がなくスタイリッシュなのが魅力の一つです。

こうした機能があることで、患者さん側の満足度も高まります。その結果「かかりつけ医」として、定期的に利用してくれるようになるでしょう。

「患者さんの満足」を実現できる"今"だからこそ、1つのツールにまとめる

歯科医院は国のレギュレーションの縛りがあったため、なかなかDXへの取り組みができませんでした。一方で患者さんはスマホやクラウドが普及し、生活利便性が高まっている状況です。

このような状況で患者さんと歯科医院との距離は離れつつありました。

例えば、患者さんは美容院、エステ、レストラン、旅館などは電車での移動中や仕事終わりなどにWebで予約します。その際にプロフィール、状況、要望などを予約先に伝えるのが普通です。

しかしこれまで歯科医院には予約システム自体がなく、いまだに開院時間内に電話をするしかありませんでした。また初診の場合は、医院で問診票を書く必要がある。そのため必ずと言っていいほど待ち時間が発生します。このような状況も患者さんにとってはストレスです。

しかし現在は規制緩和もあってクラウドシステムを自由に使えるようになりました。オンライン診療も加算できるようになっています。

そんななか、さまざまな会社からクラウドシステムが発売されています。そんななか「デジタル化」への意識が高まり、さまざまなツールを導入してアナログな業務を変えようとしている歯科医院様もいらっしゃるといます。

しかしデジタル化で止まってしまった結果、むしろ業務が複雑化しスタッフも患者さんも満足できない状況があるのは事実です。このような現状を受けて、Dentisは「DXを実現するためにはシステムを一本化すべきだ」と考えました。

そんなDentisの理念に共感してくださる方は、ぜひご連絡ください。まずは導入や協業などではなく、歯科に関しての情報交換をさせていただきたく思います。以下のページからDentisのスタッフとWeb面談予約ができます。まずはお気軽に情報交換をさせていただけましたら幸いです。