継承タイミングでの院内DX化。予約と治療計画管理の効率化を実現

Dentisをご利用している青森県青森市のやまうち歯科医院の山内博仁先生にインタビューを行いました。

ー新規開業でDentisを導入された理由をお伺いできますか

検討のきっかけになったのは、父から医院を継承することになったタイミングです。父の代では昔からある手書きのノートで予約管理をしていましたが、継承した当初はスタッフも現運用に違和感を持っていませんでした。私は他の医療機関でシステムを活用した予約管理運用などの経験から非効率を感じ、医院をよりよく運営をしていくためにシステムを導入したいと思いました。

様々なシステムの中からDentisを選んだ理由は「使い勝手の良さ」と「費用対効果」です。これまで当院はシステム導入をしていなかったため、操作が難しいシステムだとスタッフに負担がかかります。ですので、「操作が直感的でわかりやすいサービス」というのは大切で、これが実現できていたことは大きな要因でした。

費用対効果の面ですと、見積もり行ったメーカーの中ではかなり安価で必要十分な機能がついていたことが決め手になりました。
また導入時に担当いただいたDentisスタッフの対応もよく、これから付き合っていくことを考えた時に信頼ができると思いました。

ー導入あたりスタッフの反応はいかがでしたか

私自身が過去に大学病院や他院で使用していたいわゆる電子カルテ・予約システムでのデジタル管理を経験していたので、Dentisのようなシステムのメリットと現状の手書きノートのデメリットについて丁寧にスタッフに説明しました。

例えば「紙だと予約を動かすことも難しく検索性にも欠ける」や「Dentisでは5分刻みで予約が取れる。一方ノートだと細かく記載できないので時間がかからない処置でも最低15分単位で予約していて、結果、患者をお待たせしている」など整理して伝えました。

その他、来院されなくなった患者さんへのフォロー・無断キャンセル・遅刻歴が多い方などの集計なども簡単にできるという追加のメリットも話しをして、スタッフ同意の元に導入を進めました。

ーDentisを導入しての効果はいかがでしょうか

メリットを感じることばかりです。予約がどこに入っているかわかりやすいですし、予約を変更することも容易になりました。5分刻みで細かく予約が取れるようになっているので、フレキシブルに予約枠を活用できます。

枠の管理が容易になったおかげで、患者さんが待合でお待たせしてしまうことが少なくなりました。過去混雑時は30分程度患者さんをお待たせしてしまうこともあったのですが、今はお待たせしても10分程度で済むようになっています。きちんと予約枠を細かく管理できるようになった成果だと思っています。

またノートだと受付でしか予約管理ができず受付スタッフの大きな負担となっていましたが、現在はチェアサイドでも予約が取れて全ての情報はクラウドで同期していますので受付スタッフの業務がかなり軽減されました。

Web予約の機能もついていましたので、Dentis導入をきっかけにWeb予約も開始しました。Web予約の反響が意外にも大きく、告知は特にしていませんでしたが、導入した翌日からWebで予約が入っていました。今では予約の6割程度はWebからになり、特に20〜40代の方はWeb予約が多いです。口コミでご予約された方や既存の患者さんがHP検索からWeb予約されるケースや、転勤でこの地域にお越しの方が、近くの歯医者さんを検索して、そのまま予約されるケースなどもあります。

Webから予約いただく際には予約時点でWeb問診票を入力いただいてからの予約になるので、来院される前からどういった症状で既往歴は何かなどわかるため準備もできますし、来院されてから案内までかなり時短になりました。

ーDentisに口腔内カメラとレントゲンの画像を自動連携されていますがどのようにご利用されていますか

当院にはユニットごとにモニターがないため「レントゲンなどの画像をモニターでご覧いただく」といった運用に一手間がかかっていました。

当初各ユニットにモニターを設置することも検討しましたが、Dentisに口腔内カメラ・レントゲンの画像を連携・自動保存することができたのでDentisを活用する方針とし、各社との連携をお願いしました。今ではタブレットを使ってDentisを開き、患者さんに簡単に画像を見せながら説明ができるようになりました。

またレントゲンだけでなく、例えばPDF化した資料やタブレットで撮影した写真などもDentisに保存できる機能が備わっているので、患者さんの対診書・お薬手帳などあらゆる情報をタブレットで撮影して保存していますので情報の管理が楽になりました。

ipadで撮影した画像はDentisに取り込むことができます

ーその他Dentisで利用されている機能はございますか

Web問診は内容も自分でカスタマイズしていてかなり活用しています。先の通り、Web予約時にいただいた内容に目を通して、患者さんがお越しいただいたら自費か保険診療どちらをメインで治療をしたいか確認をしています。

あとはアクティビティ機能を主に活用してます。自由にコメントができるので、当院では治療計画をアクティビティに記入しています。複雑な治療計画でなければ私が患者さんに話しているのを、スタッフに横入力してもらっています。複雑なものであれば、箇条書きで記録してもらって、後で私自身で編集しています。重要な治療計画やメモは、ピン留めできる機能を活用しているのでどこに何が記録されているか一目でわかりますし、治療計画を遡って長いメモを確認する事もなくなってとても便利ですね。今までは簡易的に手書きメモを残していましたが、しっかり形として残るようになりました。

Dentisのサブカルテ機能を使用して、複数端末で治療計画を書き込むことが可能です

ー今後Dentisを活用して新たにチャレンジしたい取り組みはございますか

増設の計画が進行しており、ユニット数を倍に増やす予定があるので、これまで以上にメッセージ機能を活用して患者さんへのフォローアップを検討しています。患者さんが増えたことで、今のユニット数だと、患者さんがご予約を取りづらい状況が続いてしまいますので、ユニット台数を倍増させて、より患者さんがお越しいただきやすいように拡張をしていきたいと思っています。増設の計画もDentisで簡易に予約や患者情報を管理できるようになったことで実現できたと思います。

ーこれからシステム検討をされる歯科医院様へDentisはお勧めできますか

はじめてデジタルな予約管理システムを検討されている先生には本当におすすめしたいですね。費用対効果が高く、十分な機能が使えますし、フォロー体制もしっかりしています。良い意味で操作性も機能性もシンプルで無駄がないので、新しく操作するスタッフもすぐ操作を覚えられます。

山内先生ありがとうございました。

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