Dentis導入で行った新規個別指導対策のポイントとは

大阪府池田市にあるつしま歯科の津島賢一朗先生にインタビューを行いました。

ー新規開業でDentisを導入された理由をお伺いできますか

私は以前病院に勤めていたのですが、紙カルテで管理していたのでカルテの出し入れにかなりの時間を要していました。そもそもカルテを探すなどの業務は、本質的に必要ないと思っていましたので開業するなら電子カルテを導入したいと思っていました。

とはいえ、歯科では電子カルテ黎明期でメーカーの種類も多くありません。オンプレ型のレセコンも検討はしたのですが、開業するにあたって紙カルテを作ることと、紙カルテの保管スペースが必要なことも嫌で電子カルテを検討しました。

ただし、オンプレ型だとリースした端末に何かあったときのバックアップの点を懸念していましたので、データの安全性からクラウドがいいのかなと思っていました。クラウド型の電子カルテで、さらに予約管理などの機能も一括でできるものを開業で手伝っていただいた業者様やインターネットなどで「歯科 電子カルテ」と調べたり、Facebookなどを通じて探していたところ、予約から電子カルテ、レセプトなどの機能をトータルで管理できるDentisを見つけて導入を決めました。

開業と同時にDentisを使い始めてから1年と少し経過した感想として、開業時に考えていたようにカルテ管理の手間はありません。開業前の院内の設計の時点から、カルテの保管場所を考える必要がなかったので、洗い場などスペースを広く取れてスタッフからも好評です（笑）

カルテ保管スペースが不要になり、その分スペースを広く取れた洗い場

ー導入当初のDentisと比べて使い勝手はいかがですか

導入当初と比べて、全体的に良くなってます。まずわかりやすいところだと、カルテ入力がしやすくなりました。最近もクラウンなど入力の改善を入れてくれていて。まだ操作に慣れていないんですが（笑）慣れれば簡単に入力できると思いますね。基本的な入力操作は全く問題なくできます。

また、予約・受付関連機能に関しても、導入後に色々アップデートしていただきました。当院もトライアンドエラーを繰り返しながら運用を固めていったのもあり、かなりスムーズに業務が回ってくれているように思います。ぜひ他の医院様での運用も聞いてみたいなと個人的には思っています。

ー医院での具体的な運用方法をお伺いできますか

受付

【用意されている端末】
受付PC ・タブレット端末・オンライン資格確認端末・カードリーダー
【運用詳細】
予約管理・操作はPCで行っています。タブレットはDentisにデジタル問診機能があるので、患者様に問診の二次元バーコードを表示するように置いています。問診は患者様のスマートフォンなどで入力してもらっています。オンライン資格確認はDentis連携して利用しています。

各チェアでの診察

【用意されている端末】
タブレット端末（スタッフに1台）・PC（診察室中央に設置）
【運用詳細】
衛生士はタブレットでP検査を入力したり資料を作成しています。 私はタブレットでカルテ履歴を確認しつつ、カルテ入力は診察室の中央にあるPCで行っています。

会計・次回予約

【用意されている端末】
受付PC・タブレット端末・会計端末（カード等決済用）
【運用詳細】
クレジットカード等支払いできる端末も用意しています。 次回予約を取る際は、タブレットで患者様が指定した日を開いて空きを確認しつつ、PCで入力するようにしています。タブレットがサブディスプレイみたいになっていますね。

問診はタブレットで二次元バーコードを表示し、患者様のスマートフォンなどで読み取りをしてデジタルに記入いただけます

ー分析機能やサブカルテのアクティビティ機能など、導入後にリリースされた機能はどのように活用されていますか

分析機能で確認できるデータはたくさんありますが、その中でも私は延べ患者数や新患数を見ています。患者数が先月と比べてどうだったか、きちんと増えているのかを確認しながら、着実に患者数が増えているか、医院が成長できているのかを気にしています。

アクティビティについては主に衛生士が利用しています。業務記録として各患者のアクティビティ欄にコメントを残すようにしています。業務記録に関しても紙を使わず、デジタルで記録を残す運用をとっています。

ー新規開業ということもあり新規個別指導を経験されたと思います。電子カルテでの新規個別指導について、差し支えなければ具体的にご準備されたことや事前の対策、当日のご対応などお話いただける範囲でお伺いできますか

当院は24年3月に新規指導でした。準備としては提出しなければいけないことやカルテの準備など正しく行うことは当然ながら行いました。なので臨床的な事項や事務的な事項というより電子カルテでの新規指導という点についてお話しします。

まず、一般的に個別指導はカルテを紙で持参します。しかしDentisは電子カルテですので印刷したものは言うなれば原本ではなく「最新のカルテのコピー」です。カルテである以上履歴が必要です。なのでそれを踏まえて準備と当日についてお話しします。

準備

事前に厚生局の方に「電子カルテである」というのはきちんと伝えておきました。その上で必要になる「医療情報システムの概況（歯科診療所）」などは事前に記載して準備しておきました。

当日

1号用紙・2号用紙の形式でカルテ印刷をしたのとあわせて、カルテである以上履歴が必要です。Dentisは電子カルテのため全ての変更履歴がカルテに記録・保存されており常に確認ができます。ですので、その変更履歴を全て印刷し、合わせて持参しました。

あとは各種質問がありますが、「電子カルテとは何か理解はしているのか」「どんな運用をしているのか」というのはかなり細かく聞かれた印象です。

回答としては「電子カルテなので誰が・いつ・どんな入力操作をして・どう変更されたのかなど全ての履歴が反映されていること」「それらの証跡として変更履歴を持参したこと」を含めてお伝えしました。

また電子カルテの運用として、Dentisでは各スタッフにIDを発行する形になっていますので「各スタッフごとのIDでログインをしていること」「誰が操作したかの履歴も記録されていること」もお伝えしました。またこれはメドレーさん側の対応ですが、この電子カルテが3省2ガイドラインに準拠していることも合わせてお伝えしました。

総じて通常の新規個別指導の準備は当然ながら、まだ歯科では電子カルテ黎明期ですので運用する側もきちんと電子カルテとは何かを理解しておくことは大事かなと思います。

開業される医院様にクラウド型の電子カルテDentisはお勧めできますか？

開業される方にはお勧めできると思います。

実際にクラウド型の電子カルテを運用してみて、場所にとらわれないのはすごく便利だと思います。患者様からお問い合わせがあるときに医院にいなくても、端末があればすぐカルテをみることができるため、即対応ができるのはすごくいいですね。

あとは電子カルテということで、そもそも医院の設計段階からカルテの保管場所を考慮しなくていいというのはやっぱりよかったですね。限られたスペースを広く取れるというのはすごくメリットだなと思います。

院内フォトギャラリー

津島先生ありがとうございました。

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