【歯科医院向け】電子カルテ導入までの流れは4ステップ｜導入するメリット・デメリットも徹底解説！

「電子カルテの運用は大変」「使い方がわからない」などのデメリットを耳にすることがあります。

しかし、電子カルテを導入することで得られるメリットも多数存在します。例えば、見たい情報をリアルタイムで閲覧できる、検査結果の紐付けが容易になるなどです。電子カルテの導入を検討している、メリットやデメリットを知っておきたいと思う場合は、ぜひ最後までご覧ください。

本記事では、電子カルテの導入までに必要な流れ、メリット・デメリット、導入時のポイントについて詳しく解説しています。

電子カルテ導入までの流れは4ステップ

電子カルテの選定から実運用に至るまで、6カ月から8カ月程度の期間を見ておきましょう。導入までの流れとして、電子カルテの選定、要件確認、試験運用、実運用の4段階にわけて解説していきます。

【導入ステップ1】電子カルテの選定する

まずは、電子カルテの選定から始めます。基準となるポイントは以下の通りです。

• メーカー
• 提供形態（オンプレミス型、クラウド型、ハイブリッド型）
• 初期費用
• 月額費用
• サポート体制
• 実運用開始までの期間

最低でも3社以上のメーカーを比較し、自院の規模や想定費用、導入の目的にあった電子カルテシステムを選定しましょう。

【導入ステップ】要件確認を確認する

ヒアリングシートや業務把握シートなどを用いて、メーカーの担当者に希望や要件を伝えましょう。

メーカーにデモを申し込み、複数のデモ機を比較することで、解決したい課題を発見できます。ここで基準となるポイントは以下の通りです。

• 操作性
• 停電・災害時の備え
• サポート体制
• 外部システムとの連携
• プログラムやネットワークの設定・管理
• カスタマイズ性
• レセコンのデータ移行の可否

なかでもサポート体制は、メーカーによって対応が異なるため、事前に確認しておく必要があります。例えば、トラブル発生時の対応手段、対応時間、有償・無償のサポート範囲、遠隔操作によるサポートの可否などの確認が重要です。

【導入ステップ３】試験的な運用をスタートする

自院に導入する電子カルテの選定を終えたら、いよいよ発注、試験的な運用がスタートとなります。

• 設置日の打合せ
• 設置場所の選定
• 初期設定に関する打合せ
• スタッフ向けの説明会・操作方法の習得

医師に限らず、スタッフ全員が導入初日から円滑に診療を進められる程度の基本操作を習得しておく必要があります。充分な期間を設ける、マニュアル化するなどの対策をしましょう。

【導入ステップ4】実運用をスタートする

試験運用をクリアしたら、電子カルテの導入当日を待つだけです。受付、診療、予約、会計までの一連の動作を滞りなく行えるか、最終確認をしておきましょう。

実運用の当日から3日間程度は、メーカーの担当者が数名、病院内に待機してくれる場合が多いです。その間に、システムの微調整や不明点を解消しておく必要があります。レセプト期間のサポート体制についても、メーカーの担当者にしっかり確認してください。

電子カルテを導入する4つのメリット

電子カルテを導入することで、業務の効率化を図れる、リアルタイムで情報共有できる、保管スペースの削減などさまざまなメリットが得られます。これらを踏まえながら、4つのメリットを解説していきます。

1.業務の効率化につながる

業務の効率をアップさせる具体的なメリットは下記の通りです。

• 紙カルテを持ち運ぶ手間が省ける
• 問い合わせに対してすぐに対応できる
• テンプレートの活用で紹介状や診断書などの作成が楽になる
• 必要な情報をすぐに検索できる
• 紛失リスクがなくなる

紙カルテの場合、受付から診察室、検査室までカルテを持ち運ぶ必要があり、その分患者の待ち時間も増えます。一方、電子カルテを導入すれば、受付完了後すぐに、診察室や検査室でカルテを閲覧することが可能です。

さらに、今まで手書きで記入していた紹介状なども、電子カルテのテンプレートを活用すれば、作成時間を短縮できます。

2.見たい情報をリアルタイムに確認できる

前述でも触れた通り、紙カルテを持ち運ぶ手間が省けるため、受付完了後、診察終了後にリアルタイムで診療状況を確認できます。例えば、会計時に患者から投薬内容について質問があった際、医師は診察室からカルテを閲覧できるため迅速に、患者の質問に答えられるようになります。

結果的に患者の待ち時間を短縮できるため、満足度のアップにもつながる可能性があるのです。その他、導入する電子カルテの機種によっては、病院外からスマートフォンやタブレット端末を使ってカルテを閲覧できるため、往診や在宅医療にも役立てられます。

3.保管スペースを削減できる

紙カルテの場合、外来数や病床数に応じて相当数のカルテを管理・保管する必要があります。しかし、電子カルテを導入すれば、保管スペースに関する慢性的な問題を解決できます。

また、1年ごとに行うカルテの廃棄作業や仕分け作業も必要になるため、空いた時間を他の業務に充てることが可能です。結果的に、業務の効率化を図れるだけでなく、スタッフの業務負担軽減にもつながります。

クラウド歯科業務支援システムDentisは、電子カルテを含む歯科業務が1つのシステムで導入可能なため業務を効率化することが可能です。
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電子カルテを導入する4つのデメリット

電子カルテの導入には、メリットがある半面「使い方がわからない」「コストがかかる」などのデメリットもあります。これらの課題をクリアするため、考えられるデメリットをしっかりと理解し、自院にあった電子カルテシステムの導入を検討していきましょう。

1.使いこなすまでに時間がかかる

「使い方がわからない」「使いこなすまでに時間がかかる」などデメリットを耳にすることが多くあります。事前に習得期間を設け、取り扱いのルールを決めておかないと、逆に業務の効率が落ちるケースもあります。

2.導入や運用にコストがかかる

電子カルテの導入には、初期費用だけでなく毎月の運用コストが発生します。必要となる初期費用と月額費用の相場は下記に記載した通りです。

• オンプレミス型電子カルテ : 初期費用300～500万円程度、月額費用 2～4万円程度
• クラウド型電子カルテ ： 初期費用 0～10万円程度、月額費用 1～3万円程度

初期費用、月額費用にも、周辺システムとの連携費用やシステム更新に関する費用がかかる場合があります。公的な補助金制度の利用や自院の規模に対する費用対効果を考慮しながら慎重に導入を検討してみてください。

3.停電時の対策が必要になる

オンプレミス型電子カルテ（病院内にサーバーを設置するタイプ）は、停電時や災害時に、使用できない、復旧に時間を要するなどのデメリットがあります。診療を継続できないだけでなく、病院としての機能も奪われてしまうため、事前に対策をしておく必要があります。

一方で、クラウド型（インターネット回線を通して外部のサーバーにデータを保存するタイプ）もしくはハイブリッド型（オンプレミス型とクラウド型の両方をあわせもった機種）あれば、インターネット回線を利用するため、診療を継続することが可能です。

今後、電子カルテの導入を検討している人は、インターネット回線があればどこからでもアクセス可能なクラウド型かハイブリッド型がおすすめです。

4.セキュリティリスクが高まる

電子カルテには、膨大な個人情報が保存されているため、しっかりとセキュリティー対策をする必要があります。データが漏洩する要因として、ウイルス感染、USBによるデータの持ち出しなどが考えられます。
これらのリスクを回避するため、オンプレミス型の場合は、ウイルス対策ソフトや認証システムの導入、電子情報の取り扱いに対するルールを検討し、安全性を確保してみてください。クラウド型の場合は、第三者の認定を受けているようなセキュリティ対策をしているものを選ぶようにしましょう。

電子カルテを導入する際のポイントは3つ

電子カルテを導入する際に必要となるポイントとして、目的を明らかにする、医院側が主体となる、費用対効果を検証することの3つを詳しく解説していきます。

1.電子カルテの導入目的を明らかにする

「業務を円滑に遂行したい」「往診に活用したい」など、電子カルテを導入する前に明確な目的を設定しておきましょう。目的を見失うと必要のない機能まで追加し、費用も高額になりがちです。

電子カルテの導入前に具体的な目的を設定し、必要な機能が搭載されているか、目的をクリアできるかをしっかりと見定める必要があります。

2.医院側が主体となって導入を進める

電子カルテを導入する上で、重要なのは病院側が主体となって動くことです。病院内で「電子カルテ委員会」などを設置し、各部門の代表者（業務内容を把握しており、かつ決定権のある人物）を決めて定期的な打合せ、課題の共有、今後の方針などを決めていくことをおすすめします。これにより、スムーズな意思決定と運用方法の確定が可能です。

3.導入による費用対効果を検証する

前述した通り、導入に必要な費用は0〜500万円程度と幅広くなっています。導入の目的をクリアできるか、自院の規模と費用対効果に見合った業績が得られるのかどうかをしっかりと検討しましょう。

ここ数年で、クラウド型電子カルテが普及し、数十万円程度の初期費用、数万円の月額費用で運用できるシステムも出てきています。なお、歯科向けのクラウド型業務支援システム・Dentisも初期費用20万円、月額1万円から利用が可能です。
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まとめ

今回は、電子カルテの導入について紹介しました。電子カルテを利用することで、業務の効率化につながる、見たい情報をリアルタイムで閲覧できるなどさまざまなメリットが得られます。この機会にぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。