場所を選ばないクラウドシステムDentisで働き方の柔軟性を高め業務工数を削減

Dentisをご利用している植村歯科医院の植村先生にインタビューを行いました。

ーDentisを導入したきっかけを教えてください

以前はオンプレ型のシステムを利用していたのですが、クラウド型に変更をしたいと思ったことがきっかけになります。最初にクラウドにしたいと思ったきっかけは、スタッフの勤怠システムをアナログからデジタル管理できるシステムに変更したことです。デジタルな勤怠管理にしたことで訪問先から勤怠を入力したり、勤務時間の計算も自動でされたり便利になったことを実感していました。また、以前にしばらく医院へ赴くことができなかった期間があり、その際に電話や遠隔操作のアプリケーションを駆使し擬似的にレセコンにアクセスして仕事をしていたのですが、遠隔ではデータを抽出・加工することが難しいなどできることに限界を感じていました。

その後、新型コロナウイルスによってオンラインやリモートが一般的となり世の中的に働き方の変化が起きたこともきっかけのひとつでした。その頃、メドレーさんが販売されていたCLINICSのオンライン診療に興味をもったことを契機に数ヶ月に1回程度お話を聞くようになり、クラウド型の歯科電子カルテ・レセコンの存在を知りました。調べてみると、似たようなシステムはいくつか存在していたので、各社に色々お話を伺い比較をしたのですが、専用回線を用いた半クラウド型システムが多かったため、場所や端末を選ばずどこからでもアクセスできるという私の思っていたクラウド型がDentisだったので導入することにしました。

ーDentisを導入することで変わったことはありますか

一番は予約や受付、問い合わせ対応の業務が削減されました。まず予約ですが、今まではWEB予約システム・レセコン・紙の予約台帳という3つが予約・受付時に必要でした。WEB予約システムと紙の空き枠は連動していないので、WEB予約枠の開け閉めをしたり、時にはブッキングしてしまった患者さんの調整をしたりする手間も当時はありましたし、紙に転記する手間もありました。

これがDentisに変わったことで、紙の予約台帳は不要で、予約台帳の空き枠に自動でWEB予約が連動します。患者登録も予約が入った情報をそのまま登録すれば良いので手間が大幅に削減されました。Dentisが予約・レセコンなどワンパッケージであることの強みかと思います。

また、電話予約や問い合わせがあった際、これまではまずレセコンでカルテ番号を検索し、カルテ庫からカルテを探してアポを取り、アポのメモ書きはカルテに挟んでまた戻す、ということをしていました。

Dentisは電子カルテですから、今はDentisで患者検索し、治療継続中の患者さんなのか、久しぶりに来院される患者さんなのかをDentis上で確認し、そのまま予約を取ります。予約時のメモはDentis上にメモをしています。その結果、カルテを探して出し入れする、新たに保管するという業務が削減されています。

また、訪問歯科の場合もカルテ等を整理して持ち出して、帰ってから作業するといった業務も車の移動時に対応を完了できるようになったので時間も削減できています。

私も日次の集計などの業務も今までは医院にいなければできませんでした。今は早めに家に帰って集計業務だけは自宅のPCで行うとか、明日の予定や準備を家から確認しておくなど柔軟に対応できるようになりました。結果的にDentisを入れたことで、スタッフの業務が減って早く帰れたり、患者さんへのコミュニケーション等に充てることができているように感じます。

ーシステムを切り替えるにあたって大変だったことはありますか

開院後はじめてシステムを切り替えたこともあり、最初は不安でした。過去の診療情報なども移行しましたが、やりながら慣れていくしかなかったと思います。

スタッフも最初は今までのやり方や紙がないと不安など声はありましたが、一緒にやりながら慣れていくということと、意識して「今まで重複していた作業をできるだけなくそう、患者さんにその分時間を充てていこう」と声をかけ続けることが大事かと思います。また1つ1つ今までの業務とこれからの業務を比較しながら患者さんの動き、スタッフの動き・導線の交通整理をしていきました。先ほどの例で言うと、「WEB予約を開いてレセコンに登録して紙に書く」から「Dentisで自動で空き枠に予約が入るので重複登録はしない」などですね。

ーDentisはお勧めできますか

はい、どこからでもアクセスできるのは最大の強みだと思いますので訪問歯科をされている先生をはじめ、より業務の柔軟性を高めたい先生にはおすすめだと思います。ワンパッケージで色々な機能が内蔵されていることもおすすめできます。本来新しいことをしたいと考えると、新しいシステムを入れないといけないことが多いのですが、Dentisなら1つで完結できるのでそれも便利だと思います。

歯科以外の業界のさまざまなシステムもクラウド化する流れですし、時代に合わせて、アナログからデジタルに、オンプレからクラウドに変わっていくと思いますので、都度今の業務を見直しながら柔軟性高く業務を進めたいという方にはお勧めしたいと思います。

植村先生ありがとうございました。

システム選定相談会を開催中です

記事を見てDentisに興味をもった方、システム選定の相談をしたい方に向けて無料面談を実施中です。
以下からご都合の良い日程をお選びください。担当者がオンライン面談形式にてご説明します