カルテ整理を考える必要なし！1日1時間の業務時間削減と少人数での医院運営を実現

開業からDentisをご利用している湘南・茅ヶ崎イデア歯科おとなこども矯正の中村院長先生にインタビューを行いました。

ー開業時、どのような歯科医院を目指していましたか

開業時から、衛生士が何名増えても助手が1〜2名で運営ができる体制にしたいと意識していました。また、ドクターと衛生士がそれぞれが自分の仕事に集中できる医院にしたいと思っていたので、実現するための手段として、デジタル化を開業当初から進めていく事が一番だと考えていました。

具体的な例で言うと、カルテの出し入れのためにスタッフを採用するのは非効率ですし、スタッフ間の連携・引き継ぎのために紙を探して結局口頭でやりとりして時間がかかるのも非効率です。カルテやサブカルテをすぐに確認できて、出し入れ不要なペーパーレスな体制にできれば、少ない人数でも運営できるし、それぞれが自分の役割に集中できると思っていました。

以前の勤務先では、カルテは紙で管理していましたが、紙のカルテは管理できているようでできていなかったと思います。人が介在するので必ずしも時系列で整理はされていなかったですし、カルテ以外の写真や重要書類も含めると管理に限界があると思っていました。また別の患者のファイルに入れてしまうといった資料のコンタミや紛失のリスクもあり、重大なトラブルの元を潜在的に抱えている状態だと考えていました。

そういった経験もあり、いかにデジタルに管理するかは開業するにあたって必須事項と決めていました。

ーその中でDentisの導入を決めた理由をお聞かせいただけますか

ペーパーレスな運用とカルテ入力が1つのシステムで完結する点です。これをシステム選定の絶対条件として探していたのですが、私がシステムを探していた2022年当時、私の調べた限りではDentis以外にはありませんでした。

システムも予約管理ツールはA社・レセコンはB社のように問い合わせ先が複数になるとトラブル発生時の問い合わせ窓口が混乱しますが、1つのシステムで完結できると問い合わせ先を集約できます。Dentisは複数機能をワンパッケージで提供しているので、問い合わせ先も混乱しません。当院は開業時から導入するメーカーはなるべく絞って準備をしており、何かあった時の問い合わせ先もほぼ統一されている状態です。

ー実際に導入されていかがでしたか

開業前に想定したオペレーションは全て叶っていると思います。必要な情報は全てDentis上でペーパーレスに管理ができており、ファイルの紛失やコンタミは一切発生していません。またデジタル管理のため、全て自動で時系列にファイリングされてきますし、レントゲンや口腔内写真も撮影後は自動でDentisに患者と紐づけて保管されるようシステム連携を行っていますので、スタッフのファイリングの手間もほとんど発生しません。

また電子カルテのため、紙カルテの出し入れの作業もありません。そのため朝は開院の約15分前に出勤し、その日に使う器具の用意と予約の確認をする程度で済んでいます。開院前の準備と終了時の片付けから紙のファイルの出し入れ・整理をなくすだけで1時間程度は削減できていると思います。

ー来院から会計までの実際の流れと、Dentisの具体的な利用方法をお伺いできますか

①受付・問診

当院は1階が待合スペース、2階が診療室になっています。

まず初診時に1階でDentisのWeb問診機能を使って、患者さんにスマートフォンで問診回答をいただきます。その後レントゲンの撮影と診察券のお渡しをして、2階の診察室にお越しいただきます。

②治療計画立案・カルテ入力

チェアにご案内後は撮影したレントゲン画像をDentis上で参照しながら治療計画の立案と患者様へ説明を行い、必要に応じてその場で治療を実施し、カルテの入力を行います。

③次回予約・会計

治療が終わり次第、チェアサイドで次回予約を行います。その後は1階の受付に移動していただき、自動精算機で会計をして終了となります。

会計情報はDentisと連携しており、自動精算機に診察券をかざすだけで会計ができますので、会計業務にスタッフの時間を取られることがありません。

受付・会計スペースの様子。

ーDentisを利用してみて機能面で良い点をお伺いできますか

①ファイル管理機能

まずファイル管理が圧倒的に良いと感じています。当院では患者さんのサブカルテは手書きが一番早いので紙ベースの手書きで作成しているのですが、記入後はiPadで撮影をし、Dentis内に保管しています。撮影したファイルはタグをつけて管理しています。

タグは「治療計画書」「重要書類」などで作成し管理していますが、つけ忘れたとしてもファイルが全て時系列で表示されるため、最新のファイルをひと目で分かるようになっています。

またDentis内アップロードして管理できるようになった事で、サブカルテに記載する内容を充実できるようになりました。紙での管理の場合、枚数が増えると嵩張りますのでできるだけ少ない枚数で運用するために、1週間ごとにまとめて1枚のフォーマットに記載するケースがあると思います。その場合はスペースの関係上、書ける量が少なくなってしまいますが、当院では1回の診療につき1枚のフォーマットでメモを記載する運用にしても、紙で保存はしないので嵩張りません。保存方法をデジタル管理にすることでより詳細を記録しておける体制を構築する事ができました。

②紹介状作成

紹介状もすぐに作成ができます。Dentis内のフォームで入力するのですが、Dentisはクラウド型で端末を選ばないので、他のWebアプリケーションを開きながら使えますから私は生成AIを別タブで開いておいて、文書の校正などに活用し作成をしています。3分もあれば作成してお渡しができ、患者を待たせる事もありません。

③P検査

衛生士からはP検査の機能が評判です。検査結果入力時に前回値を参照して入力する事ができるので、診療のたびに1から入力せず結果の反映、変更箇所のみ修正して完了できるので効率よく記録ができています。

ーDentisはどんな医院様におすすめですか

今後はユニットやドクター、衛生士が増えても助手は1〜2名で十分に運営できるオペレーションの構築は必須で、少人数でどれだけ利益を創出できるかが医院経営の大きな課題になると思いますし、そのためにはデジタル化は必須だと思います。

デジタル化するなら開業当初から進める事を強くおすすめします。まずは紙カルテで運用、その後軌道に乗ったらデジタル化と考えている方もいらっしゃるかもしれませんが、多くの場合、オペレーションの再編や新しいシステムの習熟等でかなり労力が必要になると思います。

利益創出のためにも、周辺機器の充実よりまずはなるべく早期にデジタル化・ペーパーレス化を推し進めたほうが良い医院経営をする事ができると思います。

中村先生、ありがとうございました。

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