【歯科医院向け】Web問診を導入するメリット｜注意点や問診の流れについても解説

「受付業務が滞る」「問診票をデータへ移行する手間を減らしたい」このような悩みを抱えている歯科医院は少なくありません。このような手間を減らすことで、歯科医院・患者の双方にメリットがあります。

しかし、導入するにはチェックするべきことが多く、不安に感じてしまうことも事実です。そこで本記事では、Web問診を導入するメリットや注意点、実際の問診の流れについて解説します。

歯科医院におけるWeb問診とは？

歯科医院におけるWeb問診とは、患者が来院前にスマートフォンやパソコンからあらかじめ準備されている問診票に記入し、送信してもらうシステムを指します。

従来、取り入れられていた紙の問診票を記入してもらう方法と比較すると、医院側がデータ入力する必要がなくなるため、受付業務の効率化を期待できるシステムです。

また、事前にWebから問診票が記入されていなかったとしても、来院時にタブレットから入力してもらうこともできます。

現状、Web問診を導入している医院が9%とまだ少ないため、簡単なシステムではあるものの導入することで、先鋭的な技術に対応している医院であるという印象を患者に与えることが期待できます。これにより、他医院との差別化となるケースもあります。
参考：新規開業クリニックに関する法人アンケート調査を実施（2019年）｜矢野研究所

【医院・患者別】Web問診を導入するメリット

Web問診を歯科医院が導入するメリットを、医院側・患者側とそれぞれに分けて解説しますので、詳しく見ていきましょう。

歯科医院のメリット

Web問診を導入すると歯科医院が得られるメリットには、以下の5つが挙げられます。

• 問診票から端末にデータ入力しなくてもよい
• 聞き取りや記録の手間を減らせる
• 待ち時間を短縮できる
• 感染症対策しやすい
• 紙や筆記用具など事務用品を節約できる

これらのように歯科医師や衛生士、受付スタッフ全員の手間を省くことができます。

患者側のメリット

Web問診を導入すると患者側が得られるメリットには、以下の3つが挙げられます。

• 歯科医院での滞在時間を短縮できる
• 自宅で問診票を入力できるため、焦らずに記入できる
• 誰が付き添って来院しても、スムーズな受診につながる

患者としても歯科医院で待たされる時間を短縮し、落ち着いた気持ちで問診票を記入できます。また、子どもやお年寄りなど、自分で症状を説明できない人の問診票を事前に記入することによって、付き添いをほかの家族にお願いすることも可能です。

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歯科医院がWeb問診を導入する際の4つの注意点

歯科医院がWeb問診を導入する際の注意点には、以下の4つが挙げられます。

1. 料金
2. ストレスなく使えるか
3. カスタマイズ性

ここではそれぞれの注意点について解説しますので、詳しく見ていきましょう。

1.料金

Web問診システムは、基本となる料金以外にもオプション料金が発生する場合があります。そのため、自院が求める機能を利用した際、発生する費用を含めて検討してみてください。

たとえば、基本料金が安く済んでもオプション料金が高額に設定されていることもあれば、その逆の場合もあります。必要となる機能やサービスを想定したうえで、導入可能な金額なのかを判断することが重要です。

2.ストレスなく使えるか

ストレスなく使えるのかについても、確認しておきたいポイントです。診察に必要な情報をスピーディーに確認できなければ、診察が滞ってしまうおそれがあります。

そのため、画面を一目見て把握でき、操作しやすいシステムであることが求められます。無料で試せるシステムもありますので、可能な限り実際に操作してみたうえで使いやすいものを選ぶようにすることがおすすめです。

3.カスタマイズ性

複数のフォーマットがあり、自院に応じて設定できるシステムを選ぶとスムーズな導入につながります。また、実際に使用していく中で、カスタマイズしたくなるケースも想定されます。このとき、カスタマイズしやすいものを選ぶと、さらに使い勝手のよさを高められます。

4.サポート体制

サポート体制の充実度も確認しておきたいポイントです。万が一、システムに不具合があった場合に、どのような対応をしてくれるのかは非常に重要です。

もし、対応が遅れてしまうようであれば、その日の業務が全てストップしてしまうおそれもあります。そのため、システム自体の良し悪しに加えて、サポート体制も含めて判断するようにしてください。

Web問診の流れ

ここではクラウド歯科支援システム「Dentis」で利用できるWeb問診の機能を参考に、それぞれに分けて解説しますので詳しく見ていきましょう。

1. 事前問診
2. 来院時のデジタル問診

参考：Web問診 | 患者とつながる クラウド歯科業務支援システム Dentis（デンティス）

1. 事前問診

「Dentis」のWeb予約システムでは、事前問診を設定できます。予約した際、同時に問診票を入力することが可能です。また、事前に入力された問診の内容はシステムへ送信されるため、診察時間前にあらかじめ確認できます。

さらに、診察時にもカルテ画面から問診票を閲覧することも可能です。このように、歯科医院・患者ともに時間を短縮しながら、必要なコミュニケーションを図れるようになります。

2.来院時のデジタル問診

事前に問診票の入力がなく、直接来院した患者にも、タブレットやスマホから問診に回答してもらうことができます。利用する流れとしては、受付時に設置したタブレット端末に表示されたQRコードを患者自身のスマートフォンで読み込み、回答することが可能です。

また、タブレット端末から直接問診票に記載することもできます。さらに、前回の診察から期間が空いている患者についても、医院側で患者検索し、問診票を選ぶだけで、即座に問診用QRコードを発行することが可能です。

まとめ

歯科医院におけるWeb問診に関することを解説しました。Web問診を導入すると、医院・患者の双方に大きなメリットがあります。

双方が効率的に必要な情報を短時間で共有できるため、治療に割ける時間を増やすことが可能です。また、Web問診システムを選ぶときの注意点についても解説しましたので、導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

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