【2024年最新】自動精算機とは？導入するメリットや注意点、おすすめの機種をご紹介！

歯科医院で自動精算機を導入することによって、さまざまなメリットが得られます。ただし、導入する際にはいくつかの注意点があるため、これらを正しく理解しておくことが大切です。

本記事では、自動精算機（セルフレジ）の概要と自動精算機を導入するメリット、自動精算機を導入する際の注意点について解説しています。また、自動精算機を選ぶ際にチェックすべきポイントやおすすめの自動精算機についても解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

自動精算機（セルフレジ）とは？

自動精算機（セルフレジ）は、会計業務、領収証や診療明細書発行を自動で行う機械です。

レセプトコンピューターまたは電子カルテから、ネットワークなどを経由して、自動精算機に患者IDと会計情報を連携します。その後、患者が、会計窓口で発行された「QRコード・バーコード」を自動精算機に読み取らせることで、連携された会計情報と突合し、会計処理を行うことが可能です。

このように、自動精算機は人が対応するレジに比べてスタッフが会計に関わる時間が短くなるため、スタッフの業務効率化・患者の待ち時間の短縮につながります。

POSレジとの違い

POSレジと自動精算機は、会計におけるスタッフの関与度合いに大きな違いがあります。POSレジは主にコンビニやスーパーなどで見られる従来型のレジです。

POSレジは、商品を販売した際に、商品名や金額等を記録・集計する機能を持つレジのことです。販売記録の管理が目的であり、自動精算機のように患者が自身で会計を行ったり、金銭の授受を自動化したりする機能は持ちません。

自動釣銭機（セミセルフレジ）との違い

自動釣銭機（セミセルフレジ）では、会計情報を自動釣銭機に入力する作業はスタッフが担当し、お金の投入やお釣りの受け取りは患者本人が行います。

一方、自動精算機の場合、患者はコードのスキャンから精算までの一連の作業をすべて自分で行います。このように、スタッフがレジ本体に接触して作業する必要があるかどうかが自動精算機と自動釣銭機の大きな違いです。

自動精算機を導入する4つのメリット

次に、自動精算機を導入するメリットについて解説します。

1. 会計待ち時間が短縮され患者の満足度向上が期待できる
2. 業務の効率化につながる
3. 感染症リスクを低減できる
4. セキュリティの強化につながる

それぞれについて詳しくみていきましょう。

1.会計待ち時間が短縮され患者の満足度向上が期待できる

2022年の「“医療現場における診療費の支払い”に関する意識調査」の結果によると、73％の患者が会計の待ち時間にストレスを感じています。また、医療事務関係者の97％が会計業務の短縮を強く希望している結果がでています。

この状況を改善するための有効な手段の1つとして、自動精算機の導入が注目されているのです。自動精算機を利用することで、会計手続きを効率化し、スムーズな支払いを実現します。

このように、自動精算機の導入は、会計プロセスの効率化だけでなく、患者の満足度向上という大きなメリットを生むことにつながります。

2.業務の効率化につながる

自動精算機を導入するメリットとして、業務の効率化につながる点が挙げられます。ここからは、どのように業務効率化につながるのかを解説していきます。

スタッフが会計業務に割く時間が短くなる

自動精算機がある場合、患者が1人で精算を行うため、医院側は会計業務に時間を割く必要がなくなります。

電子カルテやレセコンと自動精算機を連携することで、請求内容が自動精算機に連携され、スタッフの会計業務全体の負担を軽減することが可能です。

結果として、空いた時間をほかの業務に利用できるため、院内全体の業務効率がアップします。

釣り銭の誤差がなくなる

自動精算機は、機械が自動で会計業務を行うため、金銭の授受に関する間違いが起こりません。お金の精算をスタッフが行う場合、どうしても計算ミスなどの問題が生じるリスクがあります。

また、お金の受け渡しは非常に重要な業務であるため、対応するスタッフには間違えてはいけないという心理的な負担がのしかかっています。

自動精算機は、このような釣り銭の誤差が生じるリスクとスタッフの負担を軽減してくれるのです。

締め作業が簡単になる

自動精算機を導入することにより、締め作業を簡単にすることができます。特に、回収された紙幣や硬貨を金種ごとに分類できる自動精算機を選ぶことで、金種ごとに仕分ける作業を省くことが可能です。

さらに、レセコンとの連携により「いつ誰がいくら支払ったのか」を確実に把握できるため、締め作業時に誤差が発生するという心配がありません。

3.感染症リスクを低減できる

自動精算機の導入は、感染症リスクを軽減するうえで大きな役割を果たします。通常の会計では、金銭の受け渡し時にスタッフと患者が直接接触する必要がありました。

しかし、自動精算機を使用することで、このような接触の機会を減らすことが可能です。特に、新型コロナウイルスやインフルエンザなどの感染症が流行する時期には、人との接触を極力抑えたいものです。

自動精算機は、患者が個別に操作するため、接触を避けながらもスムーズな精算を行うことができます。

4.セキュリティの強化につながる

自動精算機の導入は、セキュリティの強化にもつながります。金銭の取り扱いに関しては、外部だけでなく内部のリスクにも注意を払わなければなりません。

スタッフが商品やレジ内の金銭を着服することを内引きと言いますが、内引きのリスクを低減させる環境づくりも非常に重要です。

自動精算機を利用することで、スタッフが金銭の授受を行わないため、内引きのリスクを大幅に低減することが可能です。

自動精算機を導入する際の注意点は5つ

次に、自動精算機を導入する際の注意点について解説します。

1. 設置スペースが必要になる
2. 電子カルテ・レセコンとの連携
3. 導入・運営にコストがかかる
4. メーカーごとの特徴を押さえる必要がある
5. サポート体制は充実しているか

それぞれについて詳しくみていきましょう。

1.設置スペースが必要になる

自動精算機を導入する際には、設置スペースを確保しなければなりません。自動精算機には、主に床置き型とカウンター型の2つのタイプが存在します。

カウンター型を選ぶ場合、カウンターの上が狭くなってしまいますし、そもそもカウンターに大きなスペースが必要です。また、カウンターの高さによっては、カウンター型のタイプが使いにくいケースが生じるかもしれません。

これらを考慮して、自動精算機のタイプを選び、設置に必要なスペースを確保するようにしてください。

2.電子カルテ・レセコンとの連携

自動精算機を導入する際は、電子カルテ・レセコンとデータ連携できるものを選ぶようにしましょう。データ連携できれば、いつ誰が何でいくら支払ったかが正確にわかります。

これにより、締め作業で間違いが発生した場合や患者から会計の問い合わせがあった場合にも、履歴を容易に確認することができます。また、レセコン上で未収の管理がしやすくなるというメリットもあります。

3.導入・運営にコストがかかる

自動精算機の導入は、業務効率化や患者満足度の向上につながりますが、導入・運営に関連するコストにも目を向ける必要があります。

導入時の初期投資は、機器の種類や機能によって差がありますが、主に300万〜400万円程度が価格相場となっています。また、月額で3〜5万円程度のランニングコストも必要です。

さらに、電子カルテやレセコンとの接続を検討する際には、これらの接続費用もかかる場合があります。そのため、自動精算機の導入においては、費用対効果を踏まえた検討が必要です。

4.メーカーごとの特徴を押さえる必要がある

自動精算機の導入を検討する際は、メーカーごとの特徴を細かく理解することが重要です。各メーカーの機器は異なる特性を持っており、それぞれのニーズや業務の状況に合わせた選択が求められています。

たとえば、バーコード連携タイプの自動精算機は、入出金データの取得は可能ですが、どのスタッフがいくら請求したか、いくらお釣りが返金されたかなどの細かなデータは取得できません。

また、自動精算機のなかには5,000円札が使えない機器も存在します。これは患者にとって不便な場合があり、受付での両替の必要性など、運用上の負担にもつながります。

このようなメーカーごとの特徴を理解し、自院にあった自動精算機を選ぶことが大切です。

5.サポート体制は充実しているか

自動精算機を導入する際は、サポート体制の有無に注意してください。長期的に利用する場合は、どうしても故障などのトラブルが発生します。

多くのトラブルは自分たちで対応できるケースがほとんどですが、なかには問い合わせが必要なことや、どうしても保守の対応が必要なケースが出てきます。

そのため、保守に関する問い合わせ窓口の対応時間やメンテナンスの体制について事前に確認しておいてください。

なお、自動精算機の選び方については、こちらの記事で詳しく解説しています。

【歯科医院向け】自動精算機の導入メリットや選び方とは？おすすめの自動精算機7選もご紹介！

自動精算機でよくある3つの質問

最後に、自動精算機でよくある質問について紹介します。

• 【質問1】価格を抑えて自動精算機を導入する方法は？
• 【質問2】自動精算機のおおまかな使い方の流れは？
• 【質問3】釣銭はどのくらい用意すればいい？

それぞれについて詳しくみていきましょう。

【質問1】価格を抑えて自動精算機を導入する方法は？

自動精算機を導入する際に、コストを抑える方法はいくつか考えられます。主な方法は以下のとおりです。

• リースやレンタルの利用

  リースやレンタルを利用すれば、初期投資の金額を抑えて自動精算機の導入が可能。ただし、長期で利用すると支払い金額が購入金額を超える場合がある

• 補助金や助成金の活用

  自動精算機によっては国や各自治体の補助金・助成金を活用できる場合がある。これらを上手く活用すれば、導入コストを大幅に抑えて自動精算機が導入できる。ただし、補助金や助成金の申請には詳細な申請書類の提出や厳しい審査が必要となる場合が多い

自動精算機の導入を検討する場合には、これらの方法も検討してみてください。

【質問2】自動精算機のおおまかな使い方の流れは？

自動精算機のおおまかな使い方は以下の3つにわかれます。これらのステップで会計の続きが完了します。

• バーコードやQRコードの読み込み

  患者は診察券を自動精算機に挿入するか、領収書に記載されたバーコードやQRコードをスキャンすると、機械が患者情報を認識し、金額が画面に表示される

• 支払い

  患者は現金やクレジットカード、電子マネーなど、任意の支払い方法で費用を支払う

• 領収書や診療明細書の発行

  支払いが完了すると、自動精算機から領収書や診療明細書が発行される

【質問3】釣銭はどのくらい用意すればいい？

自動精算機の導入を検討する際に、多くの方が「釣銭の準備は大変ではないか」、「どれくらいの金額を準備すべきか」と疑問を感じます。

わざわざ自動精算機を導入しても、釣銭切れが頻繁に発生すると、自動精算機を導入した意味合いが薄れてしまいます。そこで、まずは10万円程度の金額を釣り銭として用意しておくのがおすすめです。

まとめ

この記事では、自動精算機を導入するメリットや導入する際の注意点、自動精算機を選ぶ際にチェックすべきポイントやおすすめの自動精算機について解説しました。

自動精算機を導入することによって、会計の待ち時間短縮や業務の効率化、感染症リスクの低減などが可能になります。ただし、導入には、設置スペースの問題や導入・運営コスト、サポート体制の確認などの注意点があります。

また、費用対効果の高い自動精算機を選ぶためには、レセコンや電子カルテとの連携可否を確認しておく必要があります。これらの点に注意して、費用対効果の高い自動精算機の導入を検討してみてください。

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