【開業医必見】歯科医院の内覧会とは？メリットや準備の流れ、成功させるポイントを徹底解説！

歯科医院の内覧会とは、開業前に地域の方々に自分の医院を紹介するイベントです。歯科医院の内覧会には、多くのメリットがありますが、成功させるには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。

そこで本記事では、歯科医院の内覧会とは何か、どんなメリットがあるのか、どうやって準備して開催するのか、などを徹底解説します。歯科医院を開業する予定の方は、ぜひ参考にしてみてください。

歯科医院の内覧会とは？

歯科医院の内覧会とは、地域の方々への宣伝や患者のニーズを把握するために医院へ招待するイベントです。

新規開業時や移転した際に実施する歯科医院が多いです。

内覧会では、医院の設備や診療内容を見てもらうことや、地域の方々とスタッフが直接話すことができます。このように内覧会を開催することで、地域の方々の歯科医院に対する安心感が高まり、集患への効果が期待できます。

歯科医院が内覧会を行う3つのメリット

歯科医院が内覧会を行うメリットについて、詳しく説明します。

1.地域における自院の認知度が高まる

歯科医院の経営にとって、地域住民からの認知度は重要な要素です。チラシ配りやポスティング、地方紙への広告などで内覧会の開催を告知し、来場者には院内の設備やデザイン、診療内容などを紹介します。

また、院長やスタッフとのコミュニケーションを通じて、医院の雰囲気や人柄を感じてもらいます。内覧会は、近隣の方々に自院の存在や特徴を知ってもらう効果的な手段です。地域住民に対して自院の印象を知っていただき、開業後の来院へのハードルを下げられます。

2.開業時に予約を獲得できる

内覧会では、来場者に対して予約を促すことも大切な目的です。開業直後は患者数が少なく、経営的に不安定な状況になりがちです。

内覧会である程度の新患予約を取得することで、この不安を解消できます。予約を取る方法としては、その場で予約日時を確認しスタッフが予約台帳や予約システムに記入する方法や、ホームページ用のQRコードを掲載したチラシを配布して、WEB予約してもらう方法などがあります。

クラウド歯科業務支援システムDentisは、Web予約やWeb問診、キャッシュレス決済といった機能により、内覧会で獲得した診療予約の管理ツールとして最適です。

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3.患者の意見やニーズを聞き出せる

内覧会は自院をアピールするだけではなく、患者の意見やニーズを聞き出す貴重な機会です。通常の診療では聞きにくい悩みや要望を、リラックスした雰囲気でヒアリングできます。

また、アンケート用紙や口コミサイトへの投稿などで、より詳細なフィードバックを得ることも可能です。これらの情報は、診療メニューやスタッフの対応フロー、医院の改善点などを検討する際の参考になります。地域住民が求める歯科医院像に近づくことで、患者満足度やリピート率を高められます。

歯科医院の内覧会を成功させる4つのポイント

歯科医院の内覧会を成功させるポイントについて、詳しく説明します。

1.内覧会の目的を明確にする

内覧会を開催するには、目的を明確にすることが大切です。目的によって、内覧会の内容や対象者、広告方法などが変わってきます。一般的な内覧会の目的は以下のとおりです。

• 開業前に予約を獲得する
• 地域住民に医院の存在や特徴を知ってもらう
• 患者の意見やニーズを聞き出す
• スタッフのモチベーションや結束力を高める

目的を明確にすることで、内覧会の効果を最大化できます。また、目的に合わせて、内覧会の評価指標や改善点の設定も可能です。

2.来場者とのコミュニケーションを大切にする

内覧会では、地域の方々とコミュニケーションを多く取ることが大切です。コミュニケーションを多く取ることでスタッフや先生・歯科医院全体への信頼感を与えることができます。

また、信頼感を与えるだけではなく、地域の方々の悩みや要望、質問を把握することで診療内容に活かせます。

以下は来場者とコミュニケーションを図る方法です。

• スタッフが丁寧に院内を案内する
• イベントやアクティビティを開催する
• アンケートや口コミサイトへの投稿を促す
• 記念品や資料などを配布する

コミュニケーションをとることで、来場者に安心感や信頼感を与えられます。また、開業後の来院や口コミへつなげることも可能です。

3.土日祝日に開催する

内覧会は、多くの人に来てもらうことが目的の1つです。そのため、来場者の都合や活動時間帯を考慮して、土日祝日に開催することがおすすめです。

土日祝日は平日よりも時間に余裕がある人が多く、集患しやすくなります。また、家族連れや友人同士などで来てもらえるかもしれません。土日祝日は休診している歯科医院も多いため、競合することを避けられます。

4.スタッフに開業の想いや医院の理念を伝えておく

内覧会では、スタッフ全員が一丸となって対応することが必要です。そのため、スタッフに開業の想いや医院の理念を伝えておくことが大切です。

スタッフに開業の想いや医院の理念を伝えることで、内覧会だけでなく、開業後の診療にも良い影響を与えられます。

歯科医院で行う内覧会の流れ

内覧会の流れについて、準備と当日に分けて説明します。

内覧会準備の流れ

内覧会の準備は、以下のようになります。

企業を選定する

内覧会を開催するには、専門的な知識や経験を持つ企業に依頼することがおすすめです。企業を選定する際には、以下の点に注意してください。

• 過去の実績や評判を確認する
• 見積もりや契約内容を比較する
• 相性やコミュニケーションが良いかどうかを判断する

企業を選定したら内覧会の目的や予算、期間などを打ち合わせて、計画を立てましょう。

内覧会の内容を決める

内覧会の内容は、目的や対象者に合わせて決める必要があります。一般的な内覧会の内容は、以下のようなものです。

• 院内の見学や設備の紹介
• 医院の理念や特徴の説明
• イベントやアクティビティの開催
• アンケートや口コミサイトへの投稿の促進
• 記念品や資料などの配布

内覧会の内容を決めたら、それに応じて必要な物品や人員、時間などを準備しましょう。

日程を決める

内覧会の日程は、来場者の都合や競合状況を考慮して決める必要があります。一般的には、土日祝日に開催するのがおすすめです。

日程を決めたら、それを広告や招待状などで告知しましょう。開催時間帯は、10時から16時頃までが適切です。早朝や夜間は来場者が少くなり、長時間開催するとスタッフの負担も大きくなるからです。

内覧会の周知を始める

内覧会の周知は、集客に直結する重要な工程です。周知方法には以下が挙げられます。

• チラシやポスターなどの印刷物
• ウェブサイトやSNSなどのインターネットメディア
• 地域紙やラジオなどのマスメディア
• 口コミや紹介などの人的ネットワーク

周知方法は、対象者の属性や嗜好に合わせて選択しましょう。また、周知内容は、内覧会の目的や特徴、メリットなどを分かりやすく伝えることが大切です。周知を始めたら、反応や効果を定期的にチェックしましょう。

スタッフの役割を確認する

内覧会では、スタッフはそれぞれ以下のような役割を担います。

• 受付スタッフ：来場者の受付や案内、名刺やパンフレットの受け渡しを行う
• 誘導スタッフ：来場者を院内に案内し、見学ルートや設備を説明
• エスコートスタッフ：来場者の質問や相談に応じたり、関係者に報告
• 院長や医師：来場者とのコミュニケーションを図り、診療方針や専門性をアピールする

これらの役割は、内覧会の目的や規模によって変わることもありますが、基本的にはこのような分担が一般的です。スタッフは自分の役割を明確にし、来場者に対して笑顔で丁寧な対応を心がけましょう。

内覧会当日の流れ

内覧会当日は、以下のような手順をおすすめします。

受付や配布物などの用意をする

内覧会の開始前に準備するものは以下になります。

• 受付テーブルや椅子
• 名簿や筆記用具
• パンフレットやチラシなどの配布物

受付では、来場者に名刺やパンフレットを渡したり、アンケートに記入してもらいます。配布物は、物件の特徴やメリット、周辺環境やアクセスなどの情報を含めましょう。

院外での周知を行う

内覧会当日は、院外にも内覧会の開催を知らせることが大切です。院外には、看板やバルーンなどの目立つ装飾品を設置します。

これらは、歯科医院の存在感やイメージを高める効果も期待できます。そして、設置場所は、歯科医院の入口や駐車場、近隣の交差点や信号機など、目につきやすいところに選びましょう。

また、近隣の住民や通行人にもチラシや声掛けで内覧会への誘導もしてみてください。内覧会への参加意欲を高める効果があります。

院内での案内を行う

内覧会では、来場者に院内を見学してもらうことが目的です。見学ルートは、受付から始まり、診療室や待合室、レントゲン室などの主要な施設を巡るように設定しましょう。

見学中は、誘導スタッフが来場者に付き添い、各施設の説明や質問に答えます。見学後は、エスコートスタッフが来場者とのコミュニケーションを図り、感想や要望などを聞き出します。

まとめ

歯科医院の内覧会は、開業前に地域の方々に自院の存在や特徴を知ってもらうための有効な手段です。内覧会を通じて、医院の設備やサービス、スタッフの質などを実際に見てもらうことで、地域住民の信頼を獲得できるだけでなく、開業初日からの予約確保も見込めます。

さらに、来場者からの意見やニーズを直接聞くことで、サービスの改善点を把握することも可能です。成功するためには、目的の明確化や十分な準備、そしてスタッフとの連携が不可欠です。

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