【歯科医院】アポ帳を書き込む3つのメリット｜効率化するための最新サービスもご紹介

「なかなか集患できない」このような悩みを持つ歯科医院は少なくないでしょう。そんな時は、歯科医院において患者の予約日時を管理する「アポ帳」の活用をおすすめします。

本記事では、アポ帳を書き込むメリットや効率化するための最新サービスについて詳しくご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

歯科医院はアポ帳の活用で患者を増やせる

多くの歯科医院では、開院の際に市場調査・競合調査を行い「1日に何人の患者を診療するか」の目安や目標を決めます。
このような集患の目標を立てて実行する際には、SNSや広告などのマーケティング施策の他に患者満足度を上げることや空き時間なく診療を行うことが効果的です。
しかし、歯科医院によっては、マーケティング施策や患者満足度の向上への施策は取り組めているが無駄な空き時間をなくすということへの取り組みが疎かになることもあります。

そのような歯科医で活用すべきなのが、患者の予約日時を管理する「アポ帳」です。

患者が来院する日時を紙ベースで管理することで、空き時間のない診療体制を築くきっかけになります。歯科医院が健全な経営をするうえでスケジュール管理は不可欠であり、集患対策の基礎となるのです。

歯科医院がアポ帳を活用する3つのメリット

アポ帳を書き込むメリットには、以下の3つが挙げられます。

• 集患すべき日時を把握できる
• 空いている日時を明確にできる
• 予約が埋まらない理由を検討できるようになる

ここではメリットごとの詳しい内容について解説します。

1.集患すべき日時を把握できる

アポ帳に予約を丁寧に書き込むことで、視覚的に患者が増えているかを把握できるようになります。さらに「混んでいる時間帯」「空いている時間帯」のいずれも明確化することが可能です。

そして、スタッフ全員でアポ帳を見ながら空いている時間を把握することで、集患可能な時間帯を共通認識できるようになり、患者・医院のいずれにもメリットのある予約時間を提案できるようになります。

2.空いている日時を明確にできる

アポ帳によって空いている日時を明確にすることで、来院患者数が少ない日を減らせます。たとえば、次回予約を提案する際に「お待たせせずに案内できる日」として来院患者数が少ない日を選ぶことも可能です。

また、予約が埋まる日・埋まらない日を明らかにすることで、スタッフ全員が「少しでも予約を埋めよう」と努力するきっかけにもなり、機会損失を防ぐ効果も期待できます。

3.予約が埋まらない理由を検討できるようになる

予約を埋める努力をしても、どうしても予約が埋まりづらい日時は発生するものです。しかし、その理由をアポ帳の内容をもとにスタッフ全員で考えることで、枠を埋めようと工夫したり、声をかけようとしたりすることができるようになります。

また、予約が埋まりづらい日時を無くすにはまずアポ管理を徹底し、その傾向や動向について分析する必要があります。そして分析の結果を整理し、正しい対策を施すことで少しづつ改善が見られるようになるのです。

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歯科医院が紙のアポ帳を使う主なデメリット

紙のアポ帳を使うデメリットには、以下のようなものが挙げられます。

• 記入漏れ・ミスが発生する
• 紙の保管場所が必要になる
• 前回の予約内容がカルテを見ないとわからない

ここまで、アポ帳を埋めることは集患するうえで大切とお伝えしました。しかし、紙のアポ帳にはいくつかのデメリットがあり、対応には限界があるのも事実です。

クラウド支援システムの利用がおすすめ

従来の紙のアポ帳では、どうしても人為的ミスや確認にかかる時間のロスなどが避けられませんでした。このような課題を解決するには、クラウド支援システムの利用がおすすめです。クラウド支援システムのメリットには、以下のようなものが挙げられます。

• ネット環境が整っていればどこからでもアクセスできる
• 予約からリコールまでWeb上で対応できる
• システムによって、リマインドまで自動でできる

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アポ帳代わりに支援システムを利用する3つのメリット

アポ帳代わりにシステムを利用するメリットには、以下の3つが挙げられます。

1. 業務効率化につながる
2. キャンセル率を低下させられる
3. 診療サービスの質を向上させられる

ここではそれぞれに分けて解説しますので、詳しく見ていきましょう。

1.業務効率化につながる

支援システムを導入すると歯科医院におけるさまざまな業務の効率化につながります。クラウド歯科業務支援システムDentisでは、以下が可能です。

• レセコンと予約が一つのサービスで管理できるようになった
• 予約管理・問診業務の紙対応がなくなり、業務を30分削減できた
• ファイル管理の機能で、患者さんに喜ばれるデータを共有できた
• 会計までのスタッフの業務が速くなり、治療に集中できる環境となった

また、アポ帳のデジタル化はもちろんのこと、院内全体のペーパーレス化を推進するきっかけにもなります。

2.キャンセル率を低下させられる

歯科医院にとって、キャンセル率は経営に直結する課題です。その対策として「リマインドメールを送信する」や「事前に電話をかける」といった施策が挙げられますが、いずれも大きな手間と時間を要します。

しかし、支援システムの多くはキャンセル率の低下に関する機能が多く搭載されており、手間や時間をかけることなく解決できる可能性があります。たとえば「うっかり忘れや当日キャンセルが多い患者さんには自動的に2回通知する」や「開封率の高いSMSで通知する」といったキャンセル防止に特化した機能を各システムに用意されています。

3.診療サービスの質を向上させられる

従来の診察では、患者が必ず医院へ訪れなければなりませんでした。しかし、支援システムによってはオンライン診察に対応している場合もあり、非対面での診療も可能にします。

その結果として受付や会計の手間を省くことができ、医院全体にゆとりが生まれて診療サービスの質が向上するケースも少なくありません。また、自宅にいながら診察を受けられることに大きなメリットを感じる患者も多く、集患の観点でも効果を期待できます。

クラウド歯科業務支援システムDentisでは、歯科のオンライン診療を行うことが可能です。
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まとめ

歯科医院における集患には「アポ帳の活用」が欠かせません。アポ帳に予約を書き込むことで、集患すべき時間を明確化できたり、予約が埋まらない理由を検討できるようになったりとさまざまなメリットがあります。

一方、紙のアポ帳では「人為的なミスが発生する」や「確認に手間と時間がかかる」といったデメリットがあるのも事実です。そのため、アポ帳を効率よく活用するためにも、支援システムの導入をおすすめします。